Si një mbikëqyrës, një nga mënyrat më të mëdha që një sponsor i projektit mbështet një menaxher projekti është përmes trajtimit të çështjeve, vetëm dikush me aftësinë organizative të sponsorit të projektit mund të trajtojë.
Kur menaxherët e projektit të gjejnë probleme, vetëm sponsorët e projektit mund të zgjidhin, këtu janë gjërat që duhet të bëjnë menaxherët e projektit.
Shkarkoni të gjitha opsionet e tjera
Sponsorët e projektit kanë tendencë të jenë në nivelin organizativ ku shumica e vendimeve janë të vështira, sepse nëse vendimi është i lehtë, bëhet në një nivel më të ulët. Ata duhet të marrin vendime të vështira shpejt me informacion të kufizuar.
Si menaxher i projektit, duhet të siguroheni që keni shfrytëzuar të gjitha opsionet e tjera për zgjidhjen e problemit tuaj para se të shkoni në sponsorizimin e projektit. Për shembull, thoni që keni një anëtar të ekipit të projektit i cili nuk i përmbahet angazhimeve të tij. Para se ta merrni këtë çështje sponsorit të projektit, duhet të përpiqeni ta zgjidhni çështjen një-në-një me anëtarin e ekipit të projektit. Kur kjo nuk funksionon, duhet të shkoni te mbikëqyrësi i anëtarit të ekipit. Pasi që nuk arrin të zgjidhet çështja, ju mund ta merrni problemin tek sponsori i projektit. Ju keni lodhur mundësitë tuaja për zgjidhjen e çështjeve nga poshtë lart.
Tani, sponsori i projektit mund të punojë në këtë çështje nga lart poshtë. Sponsori i projektit duhet ta trajtojë çështjen me kolegun e tij dhe t'ju informojë për kursin e veprimit të tyre të dakorduar.
Gjëja e fundit që dëshironi të bëni është që sponsori i projektit të paraqitet me një rezolutë që mund të keni zbatuar nën autoritetin tuaj pa ndonjë ndihmë.
Ndonjëherë kjo ndodh. Gjithkush bën gabime. Mësoni nga këto situata kur ato ndodhin dhe ju do të jeni një menaxher i mirë i projektit për të. Herën tjetër kur të vijë një situatë e ngjashme, do ta trajtoni më mirë atë që keni bërë më parë.
Jini specifike për atë që keni nevojë
Ndërsa sponsorët e projektit janë mësuar të punojnë nga informata jo të plota, një menaxher i projektit nuk duhet të harrojë informacionin përkatës. Është e rëndësishme që sponsori i projektit të ketë kontekstin për situatën që ka nevojë për vëmendjen e tij ose të saj.
Sapo sponsori i projektit të ketë një kontekst të përshtatshëm për vendimin, jini specifik për atë që keni nevojë nga sponsori. A keni nevojë për drejtim se si të vazhdoni? A keni nevojë për autorizim për të ndërmarrë një veprim të caktuar? A keni nevojë për një problem të zgjidhur? A keni nevojë për burime që nuk mund të merrni veten?
Nëse nuk e keni menduar saktësisht se çfarë keni nevojë, mund të merrni vendime për atë që keni nevojë, por më vonë kuptoni se keni gabuar. Mendoni për këtë çështje përpara se ta merrni atë tek sponsori për të minimizuar rrezikun e humbjes së kohës së njëri-tjetrit.
Mbajeni kërkesën tuaj të fokusuar
Sponsorët e projektit janë njerëz të zënë. Çështje të panumërta tërheq në oraret e tyre gjiri kohën e tyre larg.
Kur një menaxher i projektit ka një nevojë të vërtetë për kohën e sponsorit të projektit, kjo nuk është një gjë e keqe ose një ndërhyrje në kohën e sponsorit.
Koha e shpenzuar me menaxherin e projektit dhe sponsorin e projektit duhet të jetë shumë produktiv. Mbaje kërkesën tënde të fokusuar kështu që të përdorësh sa më shumë kohë të sponsorit tënd sipas nevojës.
Ndërsa sponsori yt përjeton një herë në një kohë produktiv me ju, ai ose ajo do të presin takimet tuaja. Njerëzit në nivele të larta organizatash shpesh kalojnë kohën e tyre në takimet joproduktive që duhet të marrin pjesë. Pjesëmarrja në një takim produktiv mund të jetë një ndryshim energjik i ritmit për sponsorin tuaj të projektit.