Cili është plani i menaxhimit të palëve të interesuara?
Cilat janë palët e interesuara?
Palët e interesuara mund të jenë të brendshme dhe të jashtme në organizatë.
Shembuj të aktorëve të brendshëm përfshijnë drejtuesit dhe njësitë e biznesit siç janë kontabiliteti dhe teknologjia e informacionit. Njësitë e biznesit zakonisht kanë përfaqësues në ekipin e projektit. Palët e interesit të jashtëm mund të jenë grupe interesi, biznese dhe organizata qytetare. Është e rrallë që aktorët e jashtëm të përfaqësohen në ekipin e projektit. Për agjencitë me autoritet rregullator, industritë që rregullojnë zakonisht janë grupi më i rëndësishëm i palëve të interesit për çdo projekt. Nëse një palë e interesuar identifikohet nga ekipi i projektit, ky aktor duhet të parashikohet në planin e menaxhimit të palëve të interesuara.
Është jopraktike që ekipi i projektit të përbëhet nga anëtarë që përfaqësojnë çdo grup të palëve të interesuara. Në shumë raste, është e pamundur. Megjithatë, ekipi i projektit ka nevojë për të dhëna dhe për të blerë nga palët e interesuara për projektin që të ketë sukses. Për shembull, një organizatë qeveritare dëshiron të ndryshojë tërësisht dhe modernizojë programin e vet të softuerit të pronarit të përdorur më gjerësisht.
Pothuajse të gjithë në organizatë e përdorin programin në një farë mënyre. Çdo lloj përdoruesi nuk mund të përfaqësohet drejtpërdrejt në ekipin e projektit, kështu që ekipi krijon mënyra për të mbledhur të dhëna nga palët e interesit dhe vendos mënyrat për të informuar palët e interesuara për statusin e projektit. Këto metoda të mbledhjes së strategjive të inputeve dhe komunikimit janë të dokumentuara në planin e menaxhimit të palëve të interesuara.
Diferenca mes një Plani të Menaxhimit të Palëve të Interesuara dhe Planit të Komunikimit
Mund të ketë një sasi të konsiderueshme të rrjedhjeve në mes të planit të menaxhimit të palëve të interesit dhe planit të komunikimit. Funksionet e tyre janë shumë të ngjashme. Plani i menaxhimit të palëve të interesit është më i gjerë në atë që lehtëson futjen në projekt si dhe përshkruan rezultatet. Plani i menaxhimit të palëve të interesit është më i ngushtë në atë që trajton vetëm ata me interesa të caktuara, ndërsa një plan komunikimi mund të përfshijë audienca më të gjera.
Plani i menaxhimit të palëve të interesit zhvillohet gjatë një projekti
Plani i menaxhimit të palëve të interesuara zakonisht mbahet nga menaxheri i projektit . Me kalimin e një projekti, menaxheri i projektit shqyrton planin e menaxhimit të palëve të interesuara dhe periodikisht e kthen atë në ekipin e projektit për të shqyrtuar përditësimet. Një projekt mund të duket shumë i ndryshëm në mes të afatit të caktuar sesa në fazat e planifikimit, prandaj është e rëndësishme të siguroheni që dokumentet udhëzuese të projektit ndryshohen nëse rrethanat kërkojnë.
Shembull i funksionimit të një plani të menaxhimit të palëve të interesuara
Këtu është një shembull se si një plan menaxhimi i palëve të interesit mund të ndryshojë gjatë rrjedhës së një projekti. Një agjenci shtetërore futet në një projekt rulemaking. Siç fillon, sponsori i projektit dhe menaxheri i projektit dalin me një listë të grupeve të interesit për të vënë në planin e menaxhimit të palëve të interesuara.
Një nga detyrat e para të ekipit të projektit është të mishërojë planin. Pas disa muajsh, një anëtar i ekipit të projektit identifikon një palë të interesuar që askush nuk mendonte në fillim të projektit. Menaxheri i projektit shton palën e re të interesit në plan dhe bën thirrje për një takim të ekipit të projektit për të diskutuar se si të angazhohen palët e reja të interesit. Sapo ekipi të vendosë se çfarë duhet të bëjë, menaxher i projektit do të informojë sponsorin e projektit.
Është e qartë se plani i menaxhimit të palëve të interesuara është dokument i gjallë. Ndërsa projekti ndryshon, plani i menaxhimit të palëve të interesit mund të ndryshojë me të për t'i shërbyer më mirë nevojave të projektit. Me një plan të menaxhimit të shkathët të palëve të interesit, një ekip i projektit mund të mbledhë në mënyrë të përshtatshme të dhëna dhe reagime nga palët e interesit, si dhe t'i mbajë të informuar këta aktorë.