Një plan projekti është kulmi i planifikimit të përpiktë nga një menaxher projekti . Është dokumenti kryesor që udhëzon se si do të zhvillohet projekti . Sipas Institutit të Menaxhimit të Projektit , është "një dokument zyrtar i miratuar i cili përdoret për të udhëhequr ekzekutimin e projektit dhe kontrollin e projektit". Është plani i planeve, sepse dokumentuar brenda tij janë synimet e menaxherit të projektit për secilën aspekt kyç të projektit .
Paraqitur më poshtë janë elementet kritike që gjenden në shumë plane të projektit. Organizatat kanë proceset dhe protokollet e tyre për atë që duhet të jetë në një plan projekti dhe më në përgjithësi se si duhet të konkurrojnë projektet, kështu që jo të gjitha planet e menaxhimit të projektit do të kenë këto elemente. Megjithatë, menaxherët e projektit duhet t'i marrin parasysh të gjithë ata në fazën e planifikimit për të shmangur konfuzionin dhe improvizimin e detyruar gjatë fazës së ekzekutimit të projektit.
01 Qëllimet e Projektit
02 Fushëveprimi i projektit
Ashtu si objektivat e projektit, fushëveprimi përcaktohet në statut; megjithatë, një menaxher i projektit duhet të përsosin më tej qëllimin në planin e projektit. Një nga mënyrat më të mira për të përcaktuar atë që është në hapësirë për një projekt është të përcaktojë se çfarë është jashtë qëllimit. Për shembull, një projekt për automatizimin e një procesi manual do të kishte nevojë për përcaktimin e fushëveprimit mbi atë se ku fillon procesi dhe përfundon për të përjashtuar siç duhet detyrat që janë jashtë fushës së projektit. Ky informacion ndihmon një menaxher projekti të përcaktojë se çfarë është në fushëveprim.
03 Piketat dhe furnizimet kryesore
Arritjet kyçe për një projekt quhen milestone. Produktet kryesore të punës quhen produkte të rëndësishme. Ato përfaqësojnë komponentët e mëdhenj të punës në një projekt. Një plan projekti duhet të identifikojë këto pika, t'i definojë ato dhe të caktojë afatet për përfundimin e tyre.
Thuaj që një organizatë ndërmerr një projekt për të zhvilluar softuer të ri. Një projekt i tillë ka dy piketa dhe rezultate. Dosjet kryesore mund të jenë lista përfundimtare e kërkesave të biznesit dhe lista e kërkesave funksionale që zbatojnë ato kërkesa të biznesit. Pas këtyre, projekti mund të ketë momentet e fundit të dizajnit të biznesit, fundi i testimit të sistemit, fundi i testimit të pranimit të përdoruesve dhe data e futjes së softuerit. Këto pika historike kanë produkte të punës të lidhura me to, por ato janë më shumë për proceset sesa vetë produktet.
Afati i fundit dhe afatet kryesore të dorëzimit nuk duhet të jenë data e saktë, por sa më saktë ato data, aq më mirë. Diçka me një afat të tetorit mund të arrihet çdo ditë në tetor nga 1 deri në 31, por afati i fundit i 15 tetorit duhet të plotësohet më ose para datës 15 tetor. Datat e sakta i ndihmojnë menaxherit të projektit të bëjë një strukturë të saktë të ndarjes së punës.
04 Struktura e Ndarjes së Punës
Një strukturë e ndarjes së punës, ose WBS, dekonstruon momentet dhe rezultatet e mëdha në një projekt në pjesë të vogla, në mënyrë që një personi të mund të caktohet përgjegjësia për çdo copë. Në zhvillimin e strukturës së ndarjes së punës, menaxheri i projektit i konsideron shumë faktorë të tillë si pikat e forta dhe të dobëta të anëtarëve të ekipit të projektit, ndërvarësitë midis detyrave, burimeve në dispozicion dhe afatit të përgjithshëm të projektit.
Menaxheri i projektit në fund të fundit është përgjegjës për suksesin e projektit, por ai ose ajo nuk mund të bëjë punën vetëm. WBS është një mjet që menaxheri i projektit përdor për të siguruar llogaridhënien në projekt, sepse ai tregon sponsorin e projektit, anëtarët e ekipit të projektit dhe palët e interesuara të cilët janë përgjegjës për atë. Nëse menaxheri i projektit është i shqetësuar për një detyrë, menaxheri i projektit di saktësisht se kush do të takohet lidhur me këtë shqetësim.
05 Buxheti
Buxheti i një projekti tregon se sa para është alokuar për realizimin e projektit. Menaxheri i projektit është përgjegjës për shpërndarjen e këtyre burimeve në mënyrë të përshtatshme. Për një projekt që ka shitës, menaxheri i projektit siguron që dorëzimet përfundohen sipas kushteve të kontratës, duke i kushtuar vëmendje të veçantë cilësisë. Disa buxhete të projektit lidhen me planin e burimeve njerëzore.
06 Plani i Burimeve Njerëzore
Plani i burimeve njerëzore tregon se si projekti do të ketë personel. Nganjëherë njihet si plani i stafit. Ky plan përcakton se kush do të jetë në ekipin e projektit dhe sa një angazhim kohor që secili person pritet të bëjë. Në zhvillimin e këtij plani, menaxheri i projektit negocion me anëtarët e ekipit dhe mbikëqyrësit e tyre se sa kohë secili anëtar i ekipit mund t'i kushtojë projektit. Nëse stafi nevojitet të konsultohet në projekt, por nuk janë pjesë e ekipit të projektit, kjo gjithashtu është e dokumentuar në planin e personelit. Përsëri, mbikëqyrësit e duhur konsultohen.
07 Plani i Menaxhimit të Rrezikut
Shumë gjëra mund të shkojnë keq në një projekt. Ndërsa çdo katastrofë e mundshme ose ndarje e vogël është e paparashikueshme, shumë mund të parashihen. Në planin e menaxhimit të rrezikut, menaxheri i projektit identifikon rreziqet për projektin, gjasat që këto rreziqe do të ndodhin dhe strategji për të zbutur ato rreziqe. Menaxheri i projektit kërkon të dhëna nga sponsori i projektit, ekipi i projektit, palët e interesit dhe ekspertët e brendshëm.
Strategjitë zbutëse vihen në vend për rreziqet që mund të ndodhin ose që kanë shpenzime të larta që lidhen me to. Rreziqet që nuk kanë gjasa të ndodhin dhe ato që kanë kosto të ulët janë vërejtur në plan; megjithatë, ato nuk mund të kenë strategji zbutëse.
08 Plani i Komunikimit
Një plan komunikimi përshkruan se si një projekt do t'i komunikohet audiencave të ndryshme. Ashtu si struktura e ndarjes së punës, një plan komunikimi cakton përgjegjësinë për kompletimin e secilit komponent tek një anëtar i ekipit të projektit.
Çdo mesazh ka një audiencë të synuar. Menaxherët e projektit sigurojnë që secili mesazh të jetë i përshtatur për audiencën e tij specifike. Një plan komunikimi i ndihmon menaxherët e projektit që të sigurojnë që informacioni i duhur të shkojë tek njerëzit e duhur në kohën e duhur.
09 Plani i Menaxhimit të Palëve të Interesit
Një plan menaxhimi i palëve të interesit identifikon se si do të përdoren palët e interesuara në projekt. Ndonjëherë palët e interesuara kanë nevojë vetëm për të marrë informacion. Kjo mund të merret me kujdes në planin e komunikimit. Nëse nevojitet më shumë nga palët e interesuara, një plan menaxhimi i palëve të interesit përshkruan se si do të merret.
10 Plani i Menaxhimit të Ndryshimeve
Një plan i menaxhimit të ndryshimeve parashtron një kornizë për të bërë ndryshime në projekt. Menaxherët e projektit priren të shmangin ndryshimet në projekt; megjithatë, ndryshimet ndonjëherë janë të pashmangshme. Plani i menaxhimit të ndryshimeve siguron protokolle dhe procese për të bërë ndryshime. Është kritike për llogaridhënien dhe transparencën që sponsorët e projektit, menaxherët e projektit dhe anëtarët e ekipit të projektit ndjekin planin e menaxhimit të ndryshimeve.