5 Mënyra për të dalluar punën e projektit dhe punën e zakonshme
Kur flas me njerëz në ekipe, shpesh më thonë që nuk janë të sigurt nëse ata janë duke punuar në një projekt ose 'vetëm' duke bërë një biznes si funksion normal. Të dy rolet janë të nevojshme në një organizatë dhe po aq të vlefshme, por kjo mund të ndihmojë për të kuptuar se çfarë po punoni në mënyrë që të shihni më mirë se ku përshtatet në organizatën e përgjithshme.
Le të sqarojmë dallimin në mënyrë që ju të jeni të sigurt në atë që është një projekt dhe çfarë është pjesë e biznesit si zakonisht. Ekzistojnë pesë dallime kryesore midis punës së projektit dhe biznesit si puna e zakonshme. Ju shpesh do të shihni 'biznes si zakonisht' shkurtuar si BAU.
Projekte Ndryshoni Biznesin; BAU identifikon ndryshimin
Së pari, ka një ndryshim në mënyrën se si trajtohet ndryshimi.
Biznesi si zakonisht vepron operacionet e biznesit. Ata mbajnë dritat. Ata u shërbejnë klientëve dhe godasin objektivat. Ekipet e BAU gjithashtu janë të parët që dinë se kur proceset ekzistuese të biznesit nuk po funksionojnë dhe nuk janë më të përshtatshme për qëllime. Kur ndodh kjo, ekipet e BAU janë ata që identifikojnë nevojën për ndryshim.
Një menaxher, si pjesë e një rishikimi strategjik, mund të sugjerojë se çfarë ndryshimesh duhet të bëhen për atë ndarje ose njësi biznesi për të arritur qëllimet e tyre. Ose, një shkëndijë e ndritshme në një departament mund të paraqesë një sugjerim për ndryshim nëpërmjet një skeme sugjerimi të punonjësve.
Në anën tjetër të spektrit, mund të keni një rast të plotë biznesi të prodhuar nga një menaxher i lartë për të ofruar ndryshime që janë të nevojshme për të ndihmuar ndarjen e tyre të arrijnë objektivat e tyre për vitin.
Nuk është vetëm thjeshtësimi i proceseve të biznesit. Ata që punojnë në rolet e BAU mund të kuptojnë se ndryshimi është thelbësor për shkak të ndryshimeve në kuadrin rregullator ose si pjesë e situatës konkurruese për organizatën.
Stafi Frontline punon për të ofruar strategji, dhe ata e dinë se çfarë duan të jenë të ndryshëm për të arritur atje.
Projektet janë mekanizmi për zbatimin e këtij ndryshimi. Projektet dorëzojnë ndryshime në dhe nëpërmjet funksioneve të BAU duke përdorur menaxhimin e projektit. Ne do të sqarojmë se çfarë menaxhimi të projektit është më tej. Organizata e projektit punon në dhënien e ndryshimit të identifikuar nga ekipet e BAU. Kjo ndodh pasi të ketë kaluar një proces të miratimit të projektit, i cili normalisht është një rast biznesi dhe miratim i lartë i menaxhmentit.
Kjo nuk do të thotë se njerëzit në një rol të projektit nuk mund të sugjerojnë kurrë përmirësime në praktikën e biznesit, por ata do ta bëjnë këtë nën rolin e tyre si një punonjës dhe jo si pjesë e rolit të tyre të projektit.
Kjo ndarje, e cila gjithashtu do të dëgjoni përmbledhur si 'ndryshoni biznesin, drejto biznesin', është e dukshme edhe në fund të projekteve. Ndryshimi që një projekt zbaton është të japë një produkt. Kjo mund të jetë një pjesë e softuerit të ri, një ndërtesë, një shërbim i ri ose diçka tjetër. Ekipi i BAU është përgjegjës për marrjen e kësaj dhe për ta përdorur atë mirë për të ofruar përfitime të biznesit. Me fjalë të tjera, projekti sjell aftësinë për të përfituar dhe operacionet e BAU përdorin atë aftësi për të marrë përfitimet.
Projektet Menaxhojnë rrezikun; BAU zbut rrezikun
Për biznesin si funksionet e zakonshme të jenë efektive, do të gjeni se ekipet e BAU kërkojnë të zbusin të gjithë rrezikun për operacionet. Marrja e pasigurisë jashtë biznesit për një stabilitet më të mirë organizativ dhe procese të përsëritshme është një gjë e mirë.
Nga natyra e tyre për të qenë unike dhe të pasigurtë, projektet kërkojnë një element të rrezikut. Kompania po bën një hap të madh në të panjohur vetëm duke bërë një projekt, pasi prezanton ndryshimet dhe jep diçka që nuk ishte më parë.
Ekipet e projektit, për këtë arsye, i qasen rrezikut në një mënyrë të ndryshme në anën BAU të organizatës. Menaxherët e projektit kërkojnë të menaxhojnë rrezikun, si pozitiv ashtu edhe negativ , për të arritur rezultatet më të mira. Kjo mund të përfshijë rrezikun lehtësues për të kufizuar mundësitë që do të ndodhë, por përfshin strategji të tjera të menaxhimit të rrezikut.
Nuk ka gjasa që ndonjëherë ta shuani rrezikun në një projekt, por mund ta bëni atë për arsye të mira operacionale për punën tuaj BAU.
Projektet janë të lidhura me kohë; BAU është në vazhdim e sipër
Projektet kanë një fillim, një mes dhe një fund. Ky është cikli i jetës së projektit . Në fakt, karakteristika më përcaktuese e një projekti është se ajo përfundon. Gjatë kësaj kohe menaxheri i projektit dhe ekipi i projektit punojnë në projekt. Pastaj ekipi është shpërndarë gjatë dorëzimit dhe faza e ngushtë në fund.
BAU nuk ndalet. Natyrisht, mund të mbyllni një funksion ose të ndaloni një proces nëse nuk kërkohet më për biznesin - edhe pse kjo do të menaxhohet si një projekt !. Një funksion BAU prodhon punë të vazhdueshme pa asnjë datë përfundimi të parashikueshme.
Projektet mund të kapitalizohen; BAU Shpesh nuk mund të jetë
Projektet mund të kapitalizohen dhe shpesh BAU nuk mund të jetë - ju mbështeteni në shpenzimet operative për biznesin tuaj të vazhdueshëm si puna e zakonshme. Me fjalë të tjera, trajtimet kontabël për projektet dhe detyrat 'të tjera' janë të ndryshme.
Financimi i projektit shpesh lidhet me sjelljen e një aktivi në shërbim, që do të thotë se kostot mund të kapitalizohen. Në disa raste, në varësi të vendit ku je në botë dhe rregulloreve lokale të kontabilitetit, mund të merrni edhe kostot e projektit poshtë vijës.
Kostot e BAU normalisht konsiderohen opex (shpenzimet operative) dhe gjurmohen në llogaritë e fitimeve dhe humbjeve të kompanisë.
Financimi i projektit dhe financimi i biznesit në përgjithësi është një fushë shumë e specializuar kështu që gjithmonë është mirë që të merrni këshilla nga ekspertet e Financave para se të bëni ndonjë gjykim rreth asaj se çfarë duhet dhe nuk duhet të kapitalizohet në organizatën tuaj. Rregullat e kontabilitetit ndryshojnë nga vendi në vend, madje edhe nga organizata në organizatë ku bizneset individuale kanë procese të veçanta dhe mënyra për të bërë gjëra.
Nëse keni dyshime, kontrolloni gjithmonë!
Projektet përfshijnë ekipet ndër-funksionale; BAU Përfshin Ekipet Funksionale
Së fundmi, ka një ndryshim të madh në përbërjen e ekipeve të projektit. Projektet kanë tendencë të përfshijnë ekipet multidisiplinare të ekspertëve të mbledhura së bashku për të dhënë një produkt të caktuar. Dituria se si të motivoni një ekip projekti është i rëndësishëm, sepse nganjëherë projektet fillojnë pa u komunikuar qëllimi për të gjithë. Nëse njerëzit nuk kanë një kuptim të qartë të asaj për të cilën po punojnë, atëherë ata nuk tentojnë të bëjnë punën e tyre më të mirë.
Ekipet e projektit përbëhen nga njerëz që plotësojnë role të veçanta. Këto nuk janë tituj pune por pozicionet brenda projektit me përgjegjësi të ndryshme. Rolet kryesore në një ekip të projektit janë:
- Sponsor i Projektit
- Menaxher i Projektit
- Furnizuesi i Lartë (organizata përgjegjëse për kryerjen e punës, e cila mund të jetë një ekip i brendshëm si IT ose një kontraktues ose shitës i jashtëm)
- Klienti (kjo mund të jetë një klient i brendshëm siç është një menaxher i ndryshëm i departamenteve, ose, në një organizatë të shërbimeve të klientit, klienti për të cilin po e dërgoni projektin)
- Ekspertët e lëndës (njerëz të sjellë në ekip ose për kohëzgjatjen e projektit ose një pjesë e tij që përdorin ekspertizën e tyre për të kontribuar në suksesin e projektit).
Mësoni më shumë për rolet në një ekip projekti .
Nga ana tjetër, puna e BAU menaxhohet nga ekipe funksionale. Ata janë ekspertë në të drejtën e tyre, por grupohen së bashku si një ndarje dhe normalisht me më pak ndër-funksionale mbivendosje në departamentet e tjera sesa ekipet e projektit.
Zakonisht është shumë e qartë se çfarë duhet të punojnë dhe objektivat e ekipit. Ata do të kenë objektiva të qarta dhe një vizion për rolin që departamenti luan në kompani. Një shembull do të ishte një ekip i shërbimeve të klientëve, të cilët punojnë si pjesë e një divizioni të shërbimeve të klientëve më të mëdhenj që merren me thirrjet dhe emailet nga klientët rreth produktit tuaj.
Është e komplikuar: nuk ka mbivendosje. Për shembull, një udhëheqës i ekipit në atë qendër të thirrjeve të klientëve është një specialist në fushën e tyre. Ata mund të dërgohen në një ekip projekti për të menaxhuar një paketë pune dhe burimet që lidhen me dërgimin e një pjese të një projekti që lidhet me kontaktin me klientët. Por, në punën e tyre të projektit, ata po marrin rolin e Ekspertëve të Subjekteve të Çështjeve, jo Drejtuesit të Ekipit të Shërbimeve të Klientit. Si një anëtar i ekipit të projektit, ata do të jenë përgjegjës për pjesën e tyre të buxhetit të projektit dhe kanë një shkallë të lartë të diskrecionit rreth asaj se si është kryer puna për të përmbushur qëllimet e fundit. Ata nuk mund të kenë këtë në rolin e tyre të BAU.
Konflikti midis BAU dhe Projekteve
Puna e projektit dhe puna BAU mund të ulen bukur së bashku me njëri-tjetrin, por më shpesh sesa jo, ka tension. Kjo ndodh sepse projektet përpiqen të ndryshojnë status quo-në. Statusi i shtetit funksionon mjaft mirë, dhe njerëzit nuk, për pjesën më të madhe, pëlqejnë ndryshimin, kështu që gjithmonë do të ketë pak tension.
Së dyti, kur ju kërkoni njerëzit që të bashkohen me ekipin tuaj të projektit, ata mund të vuajnë nga një konflikt besnikërie. A është përgjegjësia e tyre e parë në punën e tyre të ditës apo në projekt? Qëllimet e qarta dhe një angazhim i fortë për projektin nga menaxhmenti mund të ndihmojnë këtu, si dhe të mbajnë linjat e komunikimit të hapura në mënyrë që ata të dinë se çfarë duhet të jenë prioritetet e kompanisë dhe ekipit.
Së treti, mbajtja e drejtimit të biznesit është gjithmonë prioritet. Ajo ka një implikim për ekipet e projektit të cilët mund të shohin shkurtimin e financimit të tyre, burimet kyçe u tërhoqën në rolet e BAU dhe vonesat kohore të vonuara për shkak se puna për të bërë me mbajtjen e përditshme të operacioneve të organizatës po shkon në fokus.
Menaxherët e projektit mund të frustrohen me këtë, por gjithmonë do të jetë kështu dhe duhet të jetë. Nuk ka asnjë pikë në dhënien e një projekti fantastik nëse kompania ka shkuar bustit në ndërkohë dhe nuk ka askush tjetër për të përdorur atë që keni ndërtuar!
Me këto udhëzime në mendje, ajo duhet të jetë e lehtë për të parë nëse jeni duke punuar në projekte ose BAU ose të dyja.