Sa formal është një auditim i projektit
Një auditim i projektit zakonisht është një ushtrim formal.
Ekuivalenti joformal normalisht quhet rishikim i kolegëve. Këtu është një koleg që sheh mbi projektin dhe dokumentacionin përkatës dhe ju jep mendime se ku duhet të shpenzoni pak më shumë kohë.
Auditimet e projektit janë formale në atë që zakonisht kanë një grup të caktuar pyetjesh dhe kryhen nga dikush që e bën këtë gjë rregullisht.
Kush kryen auditime të projektit
Personi që bën auditimin e projektit mund të jetë një tjetër menaxher projekti (ndoshta dikush me përvojë të madhe në drejtimin e projekteve), por ka më shumë gjasa të jetë dikush nga Zyra e Projektit, i cili shpesh kryen auditime.
Ajo do të jetë dikush që mund ta konsiderojë veten të paanshëm kështu që nuk do të jetë menaxher i linjës ose sponsori i projektit. Mund të jetë edhe një grup njerëzish, varësisht nga madhësia e projektit.
Si të përgatitet për një auditim të projektit
Çështja e parë dhe kryesore që duhet të organizohet është që të keni kopje të dokumentacionit tuaj të projektit për auditorin që të rishikojë.
Nëse keni një koordinator të projektit , kërkoni nga ata që të tërheqin së bashku një paketë dokumentesh (mundësisht elektronike). Duhet të keni të gjitha të dhënat tuaja lehtësisht të arritshme, por edhe nëse bëni, ky hap mund të zgjasë ende pak kohë. Si minimum, sigurohuni që të keni planin e projektit , logun e riskut , logun e emisionit, buxhetin dhe afatin e disponueshëm për auditorin.
Kush duhet të përfshihet
Kjo varet nga lloji i gjërave që auditori dëshiron të shikojë. Ju, si menaxher i projektit, do të duhet të kaloni ca kohë me ta. Prisni që anëtarët e ekipit tuaj të thirren në bisedë me auditorin.
Duhet të kihet parasysh se sa më shumë që kalojnë duke punuar në detyrat e lidhura me auditimin, sa më pak kohë që ato kanë për punën e projektit, kështu që mund të duhet të ripoziciononi disa aktivitete dhe të punoni më ngadalë gjatë periudhës së auditimit.
Sa zgjat një auditim i projektit
Nuk ka periudhë kohore të caktuar për një auditim të projektit. Në projekte të mëdha, do të gjeni se duhet shumë më shumë. Për projektet e vogla, auditori mund të bëhet brenda disa orëve. Sa më shpejt që të dini se projekti juaj do të auditohet, kërkoni ekipin tuaj të auditimit se sa kohë parashikojnë marrjen e punës së tyre.
Çfarë kërkon auditimi
Nëse auditimi u thirr për shkak të një shqetësimi të veçantë, siç është dështimi për të goditur objektivat e cilësisë, atëherë presin që ajo të hetojë atë zonë thellësisht. Një auditim rutinë do të duket gjerësisht në fusha të ndryshme të menaxhimit të projektit dhe të rezultateve që projekti po punon. Do të mbulojë kohën, koston dhe cilësinë e projektit tuaj, dhe angazhimin e palëve të interesuara.
Qëllimi i auditimit është të zbulojë nëse projekti do të përmbushë objektivat e tij apo jo.
Nëse auditori mendon se në bazë të performancës aktuale projekti nuk do t'i godasë këto objektiva, ai ose ajo do të paraqesë rekomandime për veprim.
Rekomandimet varen nga ajo që gjendet
Rekomandimet në raportin e auditorit do të varen nga ajo që ata kanë gjetur. Presin që ato të jenë pozitive dhe të formuluara në një mënyrë që duhet t'ju lejojë t'i adaptoheni lehtësisht. Ata duhet të jenë praktikë.
Në një ekstrem, auditori mund të rekomandojë që projekti juaj të jetë i mbyllur, edhe pse kjo do të ndodhte vetëm nëse ata mendonin se nuk kishte shanse që ndonjë projekt të punonte nga kjo pikë përpara do të ofronte çdo lloj vlere për organizatën.
Shikoni auditimin tuaj të projektit si një përvojë pozitive. Duhet t'ju japë paralajmërim të hershëm për çdo shenjë që projekti juaj është në vështirësi dhe është një mundësi për të punuar me një profesionist të projektit.
Zbatimi i rekomandimeve të tyre duhet të bëjë që ju, ekipi juaj dhe projekti juaj të jenë më të suksesshme dhe kjo mund të jetë vetëm një gjë e mirë.