Si bordet e projektit dhe grupet drejtuese mbështesin projektin tuaj
Le të fillojmë duke thënë se Bordi i Projektit është një pjesë e rëndësishme e strukturës organizative të çdo projekti. nëse nuk e keni një, duhet të flisni me menaxherin tuaj rreth marrjes së një grupi.
Bordi i Projektit kryesohet nga sponsori i projektit dhe zakonisht do të përfshijë një numër të aktorëve të tjerë të lartë si dhe menaxherin e projektit .
Në bord zakonisht janë tre deri në pesë persona. Ata janë të gjithë aktorët kryesorë të projektit dhe njerëzit që kanë aftësinë për të bërë gjërat për projektin.
Bottom line: është një grup njerëzish që takohen për të ndihmuar në mbikëqyrjen e projektit dhe për të mbajtur atë duke ecur përpara në drejtimin e duhur.
Bordet e Projektit janë ngritur në fillim të ciklit të jetës të projektit dhe veprojnë gjatë gjithë projektit derisa të mbyllen. Le të hedhim një sy në 4 rolet kryesore të një Bordi të Projektit.
Bordi i projektit siguron qeverisjen
Së pari, Bordi i Projektit ofron një qeverisje kritike. Ato sigurojnë që politikat të respektohen në nivelin e korporatave dhe nivelin e portofolit ose programit. Ata ofrojnë mbikëqyrje në atë që po kryen ekipi i projektit. Ata, së bashku me sponsorin e projektit, janë përgjegjës për shpërndarjen e suksesshme të projektit dhe ky rol qeverisës siguron që ekipi i projektit të veprojë në mënyra që janë etike dhe brenda kufijve të pranueshëm për kompaninë.
Ata e bëjnë këtë duke pyetur menaxherin e projektit dhe duke ofruar ndihmë dhe mbështetje.
Bordi i projektit ofron drejtim
Shpesh bëhen vendime për një projekt, dhe disa prej tyre do të bien jashtë përgjegjësisë së menaxherit të projektit. Kur menaxheri i projektit nuk është në gjendje të marrë vendimin dhe është diçka që duhet të diskutohet me më shumë aktorë sesa thjesht sponsori, do të shkojë në Bordin e Projektit.
Roli i tyre është që ta mbajnë projektin në rrugë duke siguruar drejtimin e duhur për ekipin. Ata kontribuojnë në vendosjen e vizionit në fillim të projektit dhe mbajnë projektin në rrugën e duhur.
Bordi i projektit merr vendime
Bordi i Projektit është kryesisht një organ vendimmarrës. Roli i tyre është që të marrin vendimet që e mbajnë projektin duke ecur përpara duke zhbllokuar problemet dhe duke ndihmuar menaxherin e projektit të shohë një rrugë të qartë drejt përfundimit të suksesshëm.
Menaxheri i projektit do t'i japë rekomandime Bordit të Projektit. Kjo mund të përfshijë rekomandime për të adresuar:
- Rreziqet, të tilla si plane zbutëse për të adresuar sfidat e mundshme
- çështjet
- Problemet e burimeve, si të mos kenë anëtarët e duhur të ekipit në dispozicion
- Listoni vonesat
- Zbritja e buxhetit.
Bordi i Projektit nuk duhet domosdoshmërisht të veprojë sipas rekomandimit të menaxherit të projektit. Si një grup, ata mund të dalin me sugjerime të tjera për rrugën përpara, dhe shpesh ata bëjnë. Kjo është shpesh sepse ata kanë një pamje më të madhe, pamje korporative të mjedisit të projektit sesa menaxheri i projektit, kështu që ata janë në gjendje të shohin rrugë alternative dhe të zgjedhin atë më të mirë në atë kohë.
Bordi i Projektit miraton shpenzimet
Së fundi, Bordi i Projektit miraton buxhetin e përgjithshëm.
Çdo urdhër blerjeje ose artikull buxhetor normalisht menaxhohet nga menaxheri i projektit: nuk duhet të shkosh te Bordi i Projektit për të marrë çdo faturë të nënshkruar për pagesë.
Sidoqoftë, në nivelin e projektit në përgjithësi, Bordi i Projektit duhet të luajë rol në miratimin e parë se si do të shpenzoni paratë (planet tuaja të buxhetit) dhe pastaj në monitorimin e shpenzimeve në vazhdim për të siguruar që projekti është në rrugën e duhur.
Ju gjithashtu do të duhet të tërhiqni në Bordin e Projektit kur të duket sikur ju duhet të shpenzoni fonde të paparashikuara ose rezerva të menaxhimit. Ata mund të autorizojnë shpenzimet e tepërta dhe të ndihmojnë ekipet e projektit të kenë akses në fonde shtesë, ku kjo mund të justifikohet.
Në përgjithësi, Bordi i Projektit ofron një funksion thelbësor qeverisës dhe drejtues për ekipin e projektit. Drejtimi dhe këshilla e tyre ndihmojnë menaxherin e projektit të drejtojë projektin në drejtimin e duhur dhe ata janë të vendosur në mënyrë të përkryer për të hyrë dhe për të ndihmuar nëse çdo gjë fillon të shkojë keq.