Mbani Projekti duke shkuar përpara
Ne gjithashtu do të shohim disa nga mjetet e menaxhimit të ndryshimeve që mund t'i përdorni dhe si futet në lojë menaxhimi i fushave të projektit.
Para se të flasim për proceset apo mjetet, unë dua të diskutoj perspektivën tuaj për të ndryshuar.
Prano ndryshime ndodhin
Ndryshimet mund të ndodhin në çdo pikë të ciklit jetësor të menaxhimit të projektit .
Mënyra më e lehtë për të bërë ndryshimin e menaxhimit në projekte më pak të një dhimbje koke është të dimë se do të ndodhë dhe të planifikojë për të.
Duke pasur strategji në vend për t'u marrë me ndryshimet para se të ndodhin është mënyra më e shpejtë për të marrë të gjithë në bord me atë që do të jetë ndryshe.
Një proces i definuar, i strukturuar i menaxhimit të ndryshimeve është vendi më i mirë për të filluar. Është libraria juaj e lojës për atë që do të ndodhë nëse dikush sugjeron që projekti duhet të bëjë diçka të ndryshme nga ajo që aktualisht është planifikuar dhe një mënyrë e mirë për të shmangur dështimin e projektit.
Procesi i Menaxhimit të Ndryshimit
Procesi i menaxhimit të ndryshimeve duket kështu:
- Merni informacion rreth ndryshimit
- Vlerësoni ndryshimin duke përfshirë planifikimin se sa do të jetë puna
- Përgatitni një rekomandim nëse vlen të shkoni përpara.
- Pastaj merrni një vendim nga sponsori i projektit nëse duhet të inkorporoni ndryshimin apo jo.
Le të shikojmë në secilën prej këtyre hapave nga ana e tyre.
Merre informacione rreth ndryshimit
Ju do të merrni një kërkesë për të ndryshuar projektin. Ju mund të merrni informacion në qindra mënyra të ndryshme: në një takim, në email, në telefon, në korridor kur nxitoni jashtë zyrës në mbrëmje. Në rastin ideal, do të merrni informacionin mbi një formular të kërkesës për ndryshim, por duhet të dini se në jetën reale shumë aktorë të rëndësishëm mendojnë se kompletimi i këtij lloj dokumenti është puna e menaxherit të projektit. Dhe në kompaninë tuaj, mund të jetë.
Përdorni modelin e kërkesës për ndryshimin e projektit (më shumë për atë në një minutë) për të kapur të gjitha detajet e kërkesës, megjithatë informalisht vijnë me ju. Më pas drejtojeni formën e kaluar të iniciatorit në mënyrë që ju të dini që keni pasqyruar me saktësi atë që është që ata duan.
Mos harroni se ndryshimet mund të jenë edhe në lidhje me marrjen e punës. Mos gjithmonë supozoni se ndryshimet do të lidhen me vendosjen e punës. Procesi është i njëjtë pavarësisht nëse jeni duke rritur ose ulur fushën e projektit.
Kryerja e vlerësimit të ndryshimit
Shikoni në kërkesën për ndryshim në detaje. Ju do të vlerësoni ndikimin në:
- orar
- dokumentim
- Puna e bërë deri tani dhe puna ende për të bërë
- buxhet
- Masat e cilësisë
- fushë
- Disponueshmëria e resurseve.
Për shembull, një ndryshim i softuerit mund të vlerësohet në 5 ditë.
Kjo nuk do të shtonte vetëm 5 ditë në orar sepse do të nxiste një detyrë tjetër dhe do të lëvizte atë në një afat kohor ku burimi kryesor është në pushime. Kjo detyrë gjithashtu do të duhej të zhvendoset, kështu që përgjithësisht ky ndryshim do të shtonte 8 ditë në orar. Do të kushtojë $ 5k për të bërë, dhe 8 ditë shtesë na shtyn në një muaj tjetër me kontratën e furnizuesit, kështu që ka shpenzime që duhet të merren parasysh edhe atje. Cilësia qëndron e njëjtë, por ndryshimet e fushës për të përfshirë ndryshimin e ri. Duhet të përditësohet gjithë dokumentacioni përkatës duke përfshirë planin e projektit dhe manualet e trajnimit, të cilat tashmë janë filluar.
Siç mund ta shihni, një ndryshim i thjeshtë 5-ditor mund të ketë efekte të gjera. Është e rëndësishme të njihni të gjitha këto para se të vendosni nëse do të bëni ndryshimin ose jo, pasi të keni një pamje të plotë mund ta ndryshoni rezultatin.
Përgatitja dhe Paraqitja e një Rekomandimi
Tani e dini ndikimin e plotë të ndryshimit, ju mund të bëni një rekomandim në lidhje me atë nëse ia vlen të shkoni përpara me të.
Në disa raste, nuk do të jetë, sepse përfitimi i perceptuar do të jetë më i vogël se kostoja. Në raste të tjera, mund të ketë përfitime të mjaftueshme për të kompensuar koston e kryerjes së punës shtesë. Në raste të tjera mund të gjeni se ndryshimi do të ketë një efekt negativ në kosto, por nuk mund të bëni asgjë për këtë, sepse është një çështje rregullatore ose pajtueshmërie, ose për ndonjë arsye tjetër të brendshme si një ristrukturim organizativ.
Merrni Vendimin
Për ndryshime të vogla që bien brenda limitit të autorizimit, mund të vendosni nëse do ta pranoni ndryshimin ose jo vetë (me të dhënat e duhura nga ekipi). Çdo gjë më e madhe duhet të miratohet nga sponsori i projektit ose bordi i projektit.
Mos harroni të ktheheni prapa dhe tregoni dikujt nëse ndryshimi i tyre është refuzuar. Ju dëshironi të shmangni bezdinë akterët e projektit nëse mundeni!
Mjetet e Menaxhimit të Ndryshimit
Ekzistojnë një numër mjetesh për menaxhimin e ndryshimeve që mund t'i përdorni për ta bërë këtë proces më të lehtë dhe më të efektshëm. Unë do të rekomandoj:
- Një listë kontrolli ose hartë procesi që ecën me njerëzit me saktësisht atë që duhet të bëjnë për të ngritur një ndryshim në fushëveprimin e projektit.
- Formulari i kërkesës për ndryshim template. Kjo mund të jetë online nëpërmjet një rrjedhe pune të automatizuar.
Le të shohim se çfarë shkon në një kërkesë për ndryshim të projektit tjetër.
Çfarë shkon në një kërkesë për ndryshim të projektit
Formulari i kërkesës për ndryshimin e projektit duhet të përfshijë:
- Emri i personit që kërkon ndryshimin ('kërkuesi').
- Një identifikues unik, si një numër ndryshimi (ju mund ta shtoni këtë në veten tuaj më vonë pasi nuk ka gjasa që ndonjë nga njerëzit që ngrenë kërkesën dhe duke përdorur formularin do të dijë se çfarë duhet të vendosë në atë kuti).
- Një përshkrim i ndryshimit të propozuar, me aq detaje sa mund të menaxhojnë.
- Kategoria e ndryshimit. Në mënyrë ideale, ju do të prepopulate këtë pjesë në mënyrë që ata vetëm duhet të shënoni kutinë. Ky është një vend i mirë për të vënë në dukje nëse një ndryshim ka të bëjë me rregullimin ose përputhshmërinë e brendshme sikur të ishte (me të vërtetë) atëherë mund të anashkaloni shumë hapat e planifikimit dhe vlerësimit dhe thjesht të vazhdoni me të.
- 'Pse' e ndryshimit. Cili është justifikimi për ta bërë këtë? Pse kërkon kërkuesi?
- Ndikimi i ndryshimit në elemente të ndryshme të projektit duke përfshirë kohën, koston, cilësinë, qëllimin. Ata nuk mund të kenë të gjitha detajet kështu që mund të keni nevojë të punoni me ta gjatë hapit të vlerësimit të ndryshimit për të plotësuar boshllëqet. Ata duhet të përfundojnë sa më shumë që të munden. Minimumi që po kërkoni në këtë pikë është që ata të konfirmojnë nëse do të rrisin, ulin ose ndryshojnë parametrat ekzistues të projektit.
Në pjesën e poshtme të formularit të kërkesës për ndryshim do të keni disa detaje për ju që të plotësoni, meqë ndryshimi është diskutuar më tej. Modeli juaj duhet gjithashtu të përfshijë hapësirë për:
- Ndryshoni vendimin: Pranoni, Refuzoni ose Shtyni
- Emri i personit që merr vendimin (ose grupin) plus datën e marrjes së vendimit dhe çdo koment shtesë.
Personi që bën kërkesën nuk do ta njohë ende rezultatin - askush nuk do - kështu që këto kuti do të mbeten bosh derisa grupi i duhur të jetë takuar për të diskutuar rekomandimin tuaj dhe për të marrë një vendim.
Ndryshimet dhe Menaxhimi i fushëveprimit të projektit
Menaxhimi i fushës së projektit është mënyra kryesore që ju të kontrolloni se çfarë është në projekt dhe çfarë nuk është. Kur të merrni një ndryshim në fushën e projektit, duhet të mendoni se si ndikon në projektin e përgjithshëm. Procesi i menaxhimit të ndryshimit tuaj ju ndihmon ta bëni këtë dhe për ta vendosur atë në kontekst, menaxhimi i ndryshimit është një pjesë e vogël e fushës së menaxhimit.
Vlen të flitet këtu për mënyrën se si Një Udhëzues për Trupin e Njohurive të Menaxhimit të Projektit (PMBOK® Guide) - Edicioni i pestë mbulon menaxhimin e ndryshimeve të projektit, sepse nuk është aq intuitiv sa mund të mendoni. Udhëzuesi PMBOK® përfshin një proces të quajtur 'Fushë e Kontrollit' në seksionin e Menaxhimit të Fushëveprimit të Projektit dhe ky është një vend i mirë për të filluar. Megjithatë, procesi i menaxhimit të ndryshimeve në projekte duhet të trajtohet në mënyrë më të integruar dhe kjo reflektohet në tekst. Përdoruesit e PMBOK® Udhëzuesit duhet t'i referohen gjithashtu Procesit të Kontrollit të Ndryshimit të Integruar, sepse kjo përcakton se si gjithçka lidhet së bashku.
Për qëllime të bërjes së PMP ju duhet të kuptoni se si PMBOK® Guide mbulon menaxhimin e ndryshimeve, pasi kjo është ajo që do të shqyrtohet. Sidoqoftë, duhet të keni parasysh se procesi i menaxhimit të ndryshimeve që ju i përdorni në të vërtetë në projektet tuaja duhet të integrohet, të jetë i lehtë për t'u ndjekur dhe praktik.
5 Mënyra për të ndihmuar Ekipin Tuaj Përmes Procesit të Ndryshimit
Ekipi juaj i projektit është vendimtar për suksesin e projektit tuaj, kështu që ndihmon që ato t'i kenë ato kur ju po menaxhoni ndryshimet në projektin tuaj.
Këtu janë 5 mënyra që ju mund t'i ndihmoni ata shpejt të arrijnë në kushtet me procesin e menaxhimit të ndryshimit të projektit.
1. Flisni për ndryshimet. Le ta dinë që ndryshimi në projekte është normale dhe se ata duhet ta presin atë.
2. Ndani procesin. Mbi të kemi folur për procesin e menaxhimit të ndryshimeve, por kjo nuk vjen natyrshëm tek të gjithë. Anëtarët e ekipit tuaj nuk do të dinë se çfarë të bëjnë dhe çfarë pritet prej tyre nëse nuk u tregoni atyre. Ngritur një konferencë për të kaluar nëpër procesin me ta, dhe le ta dinë se çfarë roli i tyre do të jetë në të.
3. Bëni të lehtë. Kur një projekt kalon përmes një ndryshimi në fushëveprim, ai mund të jetë mjaft disorientues. Orari është i gabuar, buxheti mund të jetë i ndryshëm, kërkesat janë sigurisht të ndryshme. Ekipi mund të gjejë një ndryshim shqetësues, sidomos një të madh ose një që anulon një vendim që ata kishin menduar më parë, u vendos në gur (po, ato ndodhin). Bëni procesin sa më lehtë të jetë e mundur për ta.
4. Jini atje për të ndihmuar. Një mënyrë e re e punës kërkon kohë për t'u ulur. Nëse keni menaxhuar më parë ndryshimin e projektit në një mënyrë joformale (ose jo), atëherë një ndryshim në një proces formal mund të zgjasë për një kohë që të bëhet "mënyra se si bëjmë gjëra këtu '. Tregojuni ekipit se jeni atje për t'i ndihmuar ata nëse duan të bëjnë diçka që ju kalon.
5. Mos kini frikë të thoni jo. Jo të gjitha ndryshimet janë propozime të ndjeshme. Le të dijë ekipi juaj se nëse ata ndjehen fort për një ndryshim që nuk është gjëja e duhur për projektin në këtë moment që do të qëndroni pranë tyre në atë bisedë me kërkuesin e ndryshimit.
Mos menaxhimi i ndryshimit në mënyrë efektive është një nga mënyrat që mund të prishni projektin tuaj , prandaj ki kujdes. Armatosur me këtë informacion tani jeni në gjendje të filloni të merreni me ndryshimet e projektit në mënyrë të kontrolluar.