Roli më i rëndësishëm i një Karta të Projektit është të përcaktojë saktësisht se çfarë do të arrijë projekti. Le të shohim se çfarë është në këtë dokument thelbësor të projektit.
Çfarë shkon në një kartë projekti?
Seksioni i parë i Kartës së Projektit do të përcaktojë emrin e projektit, emrat e sponsorit dhe menaxherit të projektit dhe datën e përgatitjes së dokumentit.
Pastaj ju merrni në mishin e dokumentit.
Seksionet kryesore të një Karta të Projektit janë si më poshtë.
Qëllimi i projektit: Kjo shpjegon pse është kërkuar projekti. Ju mund t'i referoheni një rasti biznesi ose kontrata që po ngre këtë projekt ose thjeshtë të përcaktoni pse është e rëndësishme të bëni këtë pjesë të punës.
Përshkrimi i projektit: Shpjegoni në këtë seksion se çfarë do të arrijë projekti. Ju duhet të përfshini detaje mbi artikujt që do të ndërtohen ose shërbimet që do të dorëzohen.
Buxheti: Në këtë pikë mund të mos keni të gjitha detajet për detyrat e projektit, kështu që nuk mund të vendosni së bashku një buxhet të plotë dhe të detajuar të projektit . Shënoni çdo kufizim buxhetor ose varg fillestar të nivelit të lartë të shpenzimeve që ju prisni.
Rreziqet: Të gjitha projektet kanë rreziqe. Ky seksion i Kartës së Projektit formon versionin e hershëm të logarit tuaj të riskut të projektit. Dokumentoni çfarëdo rreziqe që ju njohin në këtë pikë në mënyrë që ekipi menaxhues të mund të shohë se çfarë mund të ndikojë në kalimin e projektit.
Piketat: Nëse e njihni momentet e nivelit të lartë, përfshini ato në Kartën e Projektit në këtë seksion. Ju mund t'i transferoni ata në tabelën tuaj Gantt më vonë kur të arrini të krijoni një plan më të detajuar. Për momentin jeni vetëm në kërkim të datave të vdekjes ose ndonjë gjëje të specifikuar në kontratat për të cilat po punoni.
Objektivat e projektit: Kjo është një seksion me të vërtetë i rëndësishëm, por mund të jetë e vështirë për t'u bashkuar. Ju jeni duke u përpjekur të përgjigjeni në pyetjen: "Si do ta dimë kur të mbarojmë?" Shkruani çfarë prisni që projekti të jepte dhe si do ta kuptoni nëse keni atje. Për shembull, në një projekt për të filluar një sistem të regjistrimit të kohës për të gjitha departamentet, objektivi mund të jetë: "Të gjitha ekipet do të përdorin sistemin e fletëpagesave deri në fund të vitit." Gjithashtu, shënoni se kush do të jetë përgjegjës për duke rënë dakord që keni arritur këtë objektiv. Kjo shmang çdo problem në fund të projektit ku papritmas askush nuk është i përgatitur të nënshkruajë punën si komplete.
Nivelet e Autoritetit të Projektit Menaxherët: Nëse nuk është e qartë dhe dokumentuar diku tjetër, vlen të përfshihet një pjesë në Kartën për atë që mund të bëni pa marrë më shumë shenjë nga dikush më i lartë. Kjo në përgjithësi lidhet me atë që nivelet e tolerancës janë vendosur në buxhet dhe afatet kohore dhe do të shprehet kështu: "Menaxheri i projektit ka një tolerancë prej 10% në buxhet dhe një tolerancë prej 5% në orar. Çdo devijim mbi kufijtë e miratuar duhet të nënshkruhet nga sponsori i projektit. "Ju mund ta zgjeroni këtë seksion për të specifikuar se çfarë, nëse ka, autoritetin që menaxheri i projektit ka për punësimin dhe shkarkimin e stafit nga ekipi i projektit .
Miratimi i Kartës së Projektit
Seksioni i fundit i Kartës së Projektit është seksioni i miratimeve. Menaxheri i projektit dhe sponsori i projektit (ose personi që ka nisur punën, nëse një sponsor afatgjatë ende nuk është caktuar) duhet të nënshkruajë dhe të paraqesë dokumentin. Sot, kjo ka të ngjarë të jetë me anë të postës elektronike kështu që të mbajë një kopje të autorizimit të email-it në skedarët tuaj të projektit në rast se duhet t'i referoheni përsëri.