Të dhënat e dhëna në këto fletë kohore, zakonisht nga stafi i departamentit krijues , identifikojnë orët që janë shpenzuar në çdo pjesë të projektit.
Kjo nuk do të thotë vetëm krijimi i fushatës, por informimi fillestar, prezantimi i klientit dhe madje edhe koha e kaluar në xhirimet dhe studiot e prodhimit. Vetëm duke marrë një pasqyrë të qartë të mënyrës se si është kaluar koha, një agjenci mund të trajtojë në mënyrë efektive ngarkesën e punës, marrëveshjen e faturimit të klientit dhe mënyrën e shpërndarjes së kohës në mes të ekipeve.
Tabela e kohës në një fjalë
Në ditët e hershme të reklamimit, si shumë detyra të asaj epoke, koha u regjistrua me dorë në letër me lapsa dhe lapsa (dhe shumë zhdukje). Këto ditë, koha futet në kompjuter ose në një tabletë duke përdorur një copë software të sofistikuar që mund të tërheqë raporte të të gjitha varieteteve. Shumica e dyqaneve kanë një model shumë të ngjashëm që përfshin:
- Numri i punës
- Klienti
- Detyra në dorë
- Çdo dhe të gjithë personelin e caktuar
- Data dhe numri i orëve të punës
- Çmimi për orë
- jashtë orarit
Kur nisni një projekt për një klient, menaxheri i llogarisë ose menaxheri i trafikut do të hapë një numër pune dhe do të fillojë të ndjekë orët.
Këto zakonisht do të përputhen me propozimin ose ofertën e dhënë klientit dhe do të ndahen në orë të shpenzuara kryesisht në: kërkimin, planifikimin dhe strategjinë, zhvillimin krijues , prodhimin dhe administrimin e projekteve.
Nëse gjithçka shkon për të planifikuar, orët aktuale të shpenzuara në projekt do të korrelojnë bukur me vlerësimin, por zakonisht nuk është kështu.
Zhvillimi kreativ shpesh ha më shumë kohë se çdo pjesë tjetër e procesit, për shkak të një ndryshimi në drejtim, reagimit të klientit, ose pamundësisë për të prishur të shkurtër. Kjo mund të bëhet një pikë grindjeje me klientin, sepse ata nuk duan të shpenzojnë shumë para shtesë në kohën krijuese, sepse departamenti krijues ka probleme në identifikimin e një zgjidhjeje.
Sidoqoftë, fletëpagesa duhet të plotësohet në mënyrë korrekte për të gjetur atë kohë dhe të tregojë klientin se si shpenzohen paratë, dhe se si vepron agjencia. Është një mënyrë e mirë për të parë nëse disa projekte janë tepër punë-intensive për të kthyer një fitim, ose nëse të tjerët janë kaq fitimprurës sa të meritojnë investime në atë klient për punë të mëtejshme. Dhe me pak fjalë, ky është roli i fletëpagesës.
Profilet e Timesheets
Ja se pse fletët e kohës janë nyja e gjallë e çdo agjencie:
- Paraja - Timesheets tregojnë një agjenci (madje edhe në shtëpi) sa orë janë regjistruar për secilën pjesë të çdo fushate. Është e lehtë pastaj të shikosh nëse vëmendja e klientit është e vlefshme, ose nëse është koha për ta vendosur klientin në një bazë projektesh. Me një agjenci në shtëpi, ajo kohë nuk mund të çojë direkt në faturime, por tregon menaxhimin sa efektivisht po shfrytëzojnë kohën e departamentit krijues. Nëse zbulohet se ata shpenzojnë 90% të kohës së tyre në vetëm një aspekt të biznesit, që mund të krijojnë disa flamuj të kuq.
- Transparenca - Në qoftë se oraret janë bërë në mënyrë korrekte, është e lehtë të shohësh se ku gjërat po punojnë pa probleme, dhe ku pengesat ose mungesat janë të ngërthyera. Përse një copywriter shpenzon gjysmën e kohës në një klient sesa një tjetër? Dhe nëse nevojiten më shumë krijime, një vështrim i shpejtë në fletëpunimin do të shohë nëse departamenti është i mbingarkuar.
- Angazhimi dhe llogaridhënia - Shumica e klientëve presin që një orë të caktuar të shpenzohen në një projekt. Nëse ata nuk besojnë se sasia e duhur e përpjekjeve është vënë në punë, fletët e kohës mund të japin të dhënat për të thënë ndryshe. Është gjithashtu një mënyrë për të treguar disa klientë se sa vlerë po marrin nga agjencia.
- Analiza - Performanca e kaluar shpesh është një tregues i mirë i së ardhmes. Nëse një klient po thith jetën jashtë agjencisë dhe duke e bërë atë ferr në të gjithë, të dhënat nga fletët e kohës mund të tregojnë nëse ia vlen të mbajë atë klient përreth, ose nëse është koha t'i leni të shkojnë. Në anën tjetër të ekuacionit, ajo mund të tregojë një agjenci rentabilitetin e disa klientëve, të cilat kërkojnë punë dhe përpjekje minimale krijuese, por një kthim maksimal të investimit.
Mosmarrëveshjet e Timesheets
Me të gjitha ato pikë plus, cili është problemi? Epo, ekziston një arsye që fletët e kohës janë të urryer nga pothuajse të gjithë, përveç numrit të agjentëve:
- Koha - Shumë njerëz në agjenci, veçanërisht në departamentet krijuese, nuk duan t'i kushtojnë asnjë kohë administratës. Si krijues, mund të jetë e dëmshme të largohesh nga një ide e madhe krijuese për të mbushur orë. Shumë menaxherë llogarie kanë të njëjtat probleme. Është ironike, por koha për fletët e kohës është shumë e vogël.
- Gabimet - Kjo shkon direkt në pikën e parë. Shumë krijues do të lënë oraret deri në minutën e fundit para fundit të raportit të faturimit të muajit. Dhe kjo do të thotë se saktësia e një fletoreje shkon nga mjaft mirë në tmerr. Është e vështirë të kujtosh sa minuta kaluat në një punë dy javë më parë, kështu që shpesh është një pjesë e supozimeve. Nëse të gjitha mendimet janë të gjitha mendoi, kjo i bën ato pothuajse të padobishme.
- Focus Poor - Koha nuk është një tregues i madh i reklamave të shkëlqyera. Një dyqan mund të harxhojë 40 orë dhe të mos prodhojë ndonjë gjë, një tjetër mund të punojë 10 dhe të prodhojë një kryevepër. Timesheets nuk regjistrojnë cilësinë e të menduarit, vetëm kohën e kaluar duke bërë atë.
E ardhmja e fletëve të kohës
Timesheets janë këtu për të qëndruar, dhe ato duhet të bëhen me dorë. Ndjekja automatike e kohës nuk funksionon, sepse kërkon fillimin dhe ndalimin manual. Nëse harroni të filloni orën, humbni orë. Harrojeni ta ndaloni atë dhe disa klientë të dobët po faturohen për orë të tëra pune që janë shpenzuar në një projekt tjetër. Kjo, nga ana tjetër, mund të çojë në probleme (dhe madje edhe padi) me mbingarkesë, dhe humbjen e një klienti të vlefshëm.
Mënyra e vetme për të garantuar ndjekjen e mirë të kohës është të insistoni që të gjithë në agjenci të përditësojnë fletët e punës së paku dy herë në ditë, një herë para drekës dhe pastaj përsëri para se të shkojnë në shtëpi. Nëse kjo është bërë, fletët e kohës do të jenë të sakta dhe të dobishme. Dhe nëse nuk po bëhet, agjencitë duhet të krijohen me motivim. Gjeni një mënyrë për të stimuluar procesin e ndjekjes së kohës.
Jepni atyre punonjësve të cilët mbajnë një rekord të përpiktë të kohës së tyre një bonus javore, ose disa orë jashtë të premten. Kjo mund të duket si një humbje kohe dhe para, por fletët e sakta mund të vlejnë më shumë për agjencinë se sa disa qindra bucks këtu ose atje çdo javë.