Cila strukturë funksionon më mirë për ju?
Ekzistojnë tre struktura të përbashkëta organizative, dhe menaxherët e projektit punojnë në të gjitha ato: funksionale, projekt, dhe matricë. Le të hedhim një vështrim në avantazhet dhe disavantazhet e secilit në mënyrë që ju të dini se çfarë jeni kundër kur bashkoheni me një strukturë të re.
Struktura funksionale e organizimit
Në një strukturë organizative funksionale, menaxheri i projektit dhe të gjitha burimet punojnë në të njëjtën divizion të kompanisë, si departamenti i shitjes dhe marketingut. Në përgjithësi, menaxheri funksional ka më shumë autoritet sesa menaxheri i projektit.
Përparësitë
Struktura funksionale ju jep fuqi më të vogël si menaxher projekti, por ofron shumë përparësi të tjera:
- Ai punon mirë për ekipet e vogla dhe projektet e vogla, sepse funksioni ka kontroll të plotë mbi anëtarët e ekipit dhe burimet e tjera të kërkuara.
- Ju mund t'i qaseni lehtësisht ekspertëve që ju nevojiten sepse ata janë në të njëjtën zonë funksionale.
- Është e shpejtë që të gjithë të bashkohen për të zgjidhur problemet që lidhen me projektin.
- Ju mund të kufizoni mjetet e komunikimit të projekteve që ju duhet të përdorni, sepse ekipi është relativisht i vogël dhe i thjeshtë.
- Ju shpesh merrni anëtarë të ekipit entuziast të cilët janë të prirur për të punuar në projekt, sepse u ofron atyre mundësi të karrierës. Puna e projektit mund të jetë një mënyrë e shkëlqyeshme për të motivuar ekipin tuaj.
- Nëse e dorëzoni projektin në një ekip funksional, do të jetë ekipi funksional në të cilin punoni, gjë që mund të bëjë më të lehtë mbylljen e një projekti.
disavantazhet
Megjithëse kjo strukturë ka shumë përparësi, gjithashtu shqyrtoj disa dobësi:
- Puna kryhet në një silo, gjë që mund të thotë që ju nuk keni qasje në njerëz jashtë divizionit tuaj funksional.
- Njerëzit në ekipin e projektit mund të jenë më besnikë ndaj departamentit ose menaxherit të ekipit se sa për punën e tyre në projekt, gjë që mund të krijojë konflikte.
- Një projekt i madh mund të përfundojë me një menaxher funksional të projektit nga secili funksion. Kjo mund të rezultojë në punën që bie nëpër të çara nëse të gjithë menaxherët e projektit nuk punojnë në mënyrë harmonike së bashku.
- Puna funksionale mund të jetë e izoluar në atë që ju nuk keni një mundësi për të rrjetit të gjerë në kompani. Ruajtja e një fokusi strategjik mund të jetë më i vështirë.
Struktura Organizative e Projektit
Ekipet e dedikuara janë bashkuar për të punuar në projekte në një strukturë organizative të projektit. Menaxher i projektit ndoshta ka përgjegjësi të menaxhimit të linjës për anëtarët e ekipit të projektit. Shembuj të kësaj do të përfshijnë ndërtime të mëdha të ndërtimit, por edhe iniciativa të korporatave që kërkojnë një ekip të dedikuar. Menaxheri i projektit ka autoritetin përfundimtar, duke i raportuar sponsorit të projektit dhe bordit të projektit . Individët në ekip punojnë drejtpërsëdrejti për menaxherin e projektit.
Përparësitë
Avantazhi i qartë i një strukture të projektit është se ju keni më shumë kontroll mbi ekipin, por avantazhe të tjera janë në vend, gjithashtu.
- Ekipet mund të kenë një ndjenjë të fortë identiteti. Është struktura më e lehtë për të krijuar një kulturë të fortë ekipore.
- E gjithë ekipi është i fokusuar në qëllimet e ekipit, kështu që konflikti i besnikërisë ekziston me punën ditore për njerëzit që punojnë në projekt. Dita e tyre e ditës është projekti.
- Burimet janë të dedikuara për projektin, prandaj është shumë më e lehtë të planifikoni punën. Ju do të dini kur anëtarët e ekipit janë në dispozicion dhe nuk ka rrezik që ata të tërhiqen në një njoftim të shkurtër për punën e zakonshme për një menaxher tjetër.
- Projektet e drejtuara në këtë strukturë janë mjedise të mëdha për përmirësimin e aftësive të menaxhimit të projektit si dhe aftësive më të larta të udhëheqjes teknike.
disavantazhet
Struktura e projektit është më e lehtë për të punuar brenda, por ende ka disa të meta.
- Të kesh një ekip të dedikuar për një projekt është një angazhim i shtrenjtë. Ajo tenton të jetë një opsion vetëm në projekte të mëdha.
- Nëse largon njerëzit nga punët e tyre funksionale, ata mund të kenë të vështirë të kthehen mbrapa, veçanërisht nëse projekti është i gjatë. Puna e projektit po shtrihet dhe kthimi në atë që keni bërë më parë pas një periudhe pune në një mjedis multidisiplinar në një projekt të ri sfidues nuk është një perspektivë tërheqëse për shumë njerëz. Menaxhimi i tranzicionit të ekipit kur mbyllni një projekt bëhet edhe më i rëndësishëm.
- Ndonjëherë mbyllja e një projekti mund të nënkuptojë humbjen e punës nëse biznesi ka lëvizur dhe një rol tjetër nuk është i disponueshëm për ju.
- Nga natyra e tyre, ekipet e përkushtuara thithin burime për të punuar në vetëm një gjë. Ata mund të kufizojnë numrin e projekteve që kompania mund të bëjë në çdo kohë, veçanërisht kur projekte të ndryshme kërkojnë të njëjtat aftësi.
- Menaxherët e projektit në këtë lloj strukture bëjnë edhe menaxhimin e linjës për ekipet e tyre, që do të thotë të shpenzosh kohë dhe përpjekje për detyrat e burimeve njerëzore që nuk do të duhej të bënit në strukturat e tjera. Nëse e kënaqni këtë element të punës me njerëz, ky faktor mund të jetë një avantazh.
Struktura Organizative e Matricës
Opsioni i tretë është një strukturë matrice. Burimet janë të përbashkëta për të dyja punët dhe punën e projektit. Kjo mund të nënkuptojë që të ketë dy menaxherë ose përgjegjësi "me pika" për një menaxher projekti, si dhe për menaxherin e ekipit. Struktura funksionale e linjës së menaxhimit zakonisht është në vendin e parë dhe menaxher i projektit merr vijën e vijëzuar.
Kjo strukturë ndan pushtetin dhe autoritetin midis menaxherit të ekipit funksional ose ndarjes dhe menaxherit të projektit. Ju do të duhet të përdorni aftësitë tuaja negociuese për fuqinë e tyre të plotë!
Përparësitë
Strukturat e matricës janë shumë të zakonshme sepse i lejojnë menaxherët të bëjnë zgjedhje fleksibël me atë se si njerëzit kalojnë kohën e tyre. Do të punoni në një mjedis të matricës në një moment në karrierën tuaj. Përparësitë e kësaj strukture janë si më poshtë:
- Burimet përdoren në mënyrë efikase dhe mund të lëvizin mes projekteve sipas nevojës.
- Ju mund të punoni në shumë gjëra të ndryshme, ndonjëherë në paralele - edhe pse kjo pikë mund të argumentohet edhe si një disavantazh.
- Ekipet dhe individët mund të jenë shumë të përgjegjshëm. Nëse vjen një projekt i ri që duhet të marrë përparësi, është e lehtë të mbërthejë dhe të përqendrohet papritmas në diçka tjetër. Ju nuk mund ta bëni këtë lehtësisht në një strukturë projekti, e cila zgjat më shumë për të shpërndarë dhe për t'u rikrijuar.
- Struktura kërkon që të gjithë përdorin të njëjtën ciklin jetësor të menaxhimit të projektit dhe metodologjinë, kështu kalimi në mes të projekteve është i lehtë. Njerëzit mund të bashkohen me një ekip projekti me relativisht pak onboarding që kërkohet kur terminologjia dhe proceset janë të zakonshme.
disavantazhet
Ashtu si me të gjitha strukturat, kjo ka edhe grackat e saj. Pavarësisht se është një strukturë e zakonshme, shumë vende moderne të punës nuk kanë prishur problemet e mbingarkesës. Dhënia e individëve shumë për të bërë mund të jetë e lehtë nëse nuk keni sisteme në vend për të menaxhuar dhe monitoruar tërësinë e ngarkesës së tyre të punës. Disavantazhe të tjera janë si më poshtë:
- Konflikti midis projekteve është i zakonshëm sepse mund të luftosh për të njëjtat burime si një projekt tjetër.
- Projekti tjetër mund të ketë rrethuar burimet më të mira - njerëzit më të përshtatshëm me aftësitë e duhura - ose drejtuesit e tyre të linjës mund të mos i bëjnë ato të disponueshme për punën e projektit.
- Mund të ketë disa konflikte ndërmjet detyrave të zakonshme të biznesit dhe punës së projektit për individët, veçanërisht kur të dy menaxherët u japin atyre përparësi të ndryshme.
- Burimet mund të kenë një konflikt në lidhje me atë rrugë zhvillimi që ata marrin për karrierën e tyre të ardhshme. Megjithëse ju mund të dini se doni të qëndroni në menaxhimin e projektit, ju mund të keni mundësi të përparoni në një rol më të lartë funksional ose në një rol më të orientuar drejt projektit. Por ka shumë mundësi karriere është një gjë e mirë, edhe nëse ajo bën për vendime të vështira.
Një strukturë organizative që punon në mënyrë të përkryer për të gjithë punën e zakonshme të biznesit, nuk funksionon gjithmonë për projekte dhe ju duhet të menaxhoni brenda mjedisit në të cilin punoni. Marrja e disa përvojave në secilën prej këtyre strukturave është një ide e mirë, kështu që ju mund t'i përjetoni ata nga e para. Kjo do t'ju ndihmojë të vendosni se cila mjedis ju përshtatet më së miri dhe i përshtatet aftësive dhe preferencave tuaja. Atëherë ju mund të bëni një zgjedhje të informuar nëse keni mundësi të vendosni mjedisin tuaj të ardhshëm të punës.
Të kuptuarit e pro dhe kundër të secilës strukturë organizative të projektit ju jep një mundësi për të gjetur se ku mund të shpenzoni më mirë kohën dhe ndikimin tuaj për të përfituar sa më shumë nga ekipi juaj dhe për të ndihmuar projektin tuaj të përfundojë me sukses.