Organizatat qeveritare ndërmarrin projekte kur disa aspekte të kryerjes së punës së njerëzve duhet të ndryshojnë. Sipas Institutit të Menaxhimit të Projektit , një projekt është "një aktivitet i përkohshëm i grupit i dizajnuar për të prodhuar një produkt, shërbim ose rezultat unik." Kur një projekt ndryshon se si një organizatë bën biznes, produktet përfundimtare të projektit përfshihen në punën e përditshme dhe për këtë arsye përmirësojnë puna e organizatës në përjetësi.
Mund të duket e lehtë, por jo. Ndryshimi është i vështirë dhe projektet mund të largohen nga binarët shumë lehtë. Çdo ditë sjell sfida që kërcënojnë përparimin e një projekti dhe suksesin përfundimtar. Për të luftuar këtë rrezik, projektet kanë nevojë për disa elementë kyç. Me artikujt e mëposhtëm në vend, një projekt ka një shans të madh për sukses.
01 Një sponsor i projektit të angazhuar
Një sponsor i projektit ka katër përgjegjësi kryesore që lidhen me projektin. Së pari, sponsori kampionizon projektin. Ai apo ajo përshëndet në ekipin e projektit publikisht dhe privatisht. Së dyti, sponsori mbështet menaxherin e projektit . Kur një menaxher projekti ka nevojë për pengesa të larguara, ai ose ajo i bën thirrje sponsorit për ndihmë sepse sponsori ka ndikimin organizativ për t'i bërë gjërat të ndodhin. Së treti, sponsori bashkon burimet duke u siguruar atyre drejtpërsëdrejti ose duke punuar me njerëz të tjerë të nivelit të lartë për të marrë burime. Kur sponsori është një kampion i fortë për një projekt, kolegët e sponsorit kanë më shumë gjasa të kontribuojnë me burime kuptimplotë. Së katërti, sponsori lehtëson marrjen e vendimeve. Kur ekipi i projektit bie poshtë, sponsori mund të ndërmjetësojë vendimin ose të shesë të marrë vendimin.
Sponsori qëndron i informuar përmes komunikimit të vazhdueshëm me menaxherin e projektit. Të dy punojnë së bashku për të përcaktuar kur sponsori duhet të ndërhyjë dhe të ushtrojë më me forcë përgjegjësitë e sponsorit në mbështetje të menaxherit të projektit. Për shembull, një menaxher i projektit mund të ketë probleme në marrjen e informacionit nga departamenti i financave të organizatës. Projekti sponsor mund t'i drejtohet shefit financiar për situatën dhe të kërkojë që detyra e marrjes së informacionit të jetë prioritet mbi detyrat konkurruese.
02 Qëllime të qarta dhe fushëveprimi
Para se të punohet në një projekt ose të planifikohet, sponsori i projektit duhet të artikulojë qëllimet dhe fushëveprimin e projektit. Qëllimet janë gjërat e mëdha që projekti duhet të arrijë. Për shembull, merrni një projekt zgjerimi të softuerit. Një departament i burimeve njerëzore përdor një softuer të njohur të biznesit për të menaxhuar listën e pagave. Organizata dëshiron të shtojë një modul për menaxhimin e mësimit. Qëllimet e projektit janë të personalizoni softuerin e menaxhimit të të mësuarit në nevojat e biznesit të organizatës dhe të integrohet me sistemin ekzistues të listës së pagave.
Qëllimi përcakton parametrat e projektit. Vazhdimi me shembullin e projektit të softuerit; qëllimi i këtij projekti është i kufizuar në sjelljen e sistemit të menaxhimit të të nxënit dhe integrimin e tij me sistemin e listës së pagave. Shumë herë, është e dobishme të identifikohen gjërat që janë jashtë qëllimit për të kuptuar se çfarë është në fushëveprim. Për këtë projekt, shtimi i moduleve të tjera është jashtë fushës. Departamenti i kontabilitetit nuk mund të vijë te menaxherët e projektit dhe të kërkojë faturimin, llogaritë e arkëtueshme ose modulet e pagueshme të llogarive.
Shtimi i një moduli sapo projekti të jetë përcaktuar, mundëson lëshimin e hapësirës . Sponsorët e projektit të mirë dhe menaxherët e projektit ruajnë kundër zvarritjes së fushave dhe janë shumë të gatshëm të shtojnë fushëveprimin në mes të projektit. Rritja e fushës së projektit rrit nevojën e projektit për burime si koha dhe para. Përveç kësaj, duke punuar në fushën shtesë shton cilësinë e produkteve të punës në rrezik.
03 Një menaxher i mirë i projektit
Menaxherët e projektit zakonisht kanë tiparet e mëposhtme që i ndihmojnë ata të kalojnë projektin së bashku. Menaxherët e projektit janë planifikues. Ata mendojnë për rendin e punës dhe e dinë se çfarë duhet të ndodhë pasi ekipi të përfundojë detyrën në dorë. Ata bëjnë plane të mira, por gjithashtu e dinë se kur duhet të jenë fleksibël dhe devijojnë nga një plan. Menaxherët e projektit janë të besueshëm. Me suksesin e tyre në varësi të punës së të tjerëve, menaxherët e projektit duhet që njerëzit të besojnë në qëllimin dhe kompetencën e tyre të mirë. Besimi është veçanërisht i rëndësishëm në marrëdhëniet midis menaxherit të projektit dhe sponsorit të projektit. Menaxherët e projektit priren të jenë të tejkaluar, sepse shumica dërrmuese e punës së tyre përfshin komunikimin.
Ata i mbajnë njerëzit përgjegjës ndaj angazhimeve të tyre. Këtu është një shembull. Mbikqyrësi i një anëtari të ekipit të projektit i tha menaxherit të projektit se anëtari i ekipit mund t'i kushtonte katër orë në javë projektit. Ky anëtar i ekipit ka humbur dy takime javore me radhë dhe nuk ka bërë asnjë përparim në detyrat e tij të caktuara në strukturën e ndarjes së punës. Pas takimit të parë të humbur, menaxher i projektit u takua me anëtarin e ekipit për të diskutuar mungesën dhe afatet e humbura. Anëtari i ekipit tha se kishte përparësi më të ngutshme. Menaxheri i projektit dyshonte se kjo nuk ishte e vërtetë, kështu që pas takimit të dytë të humbur, menaxher i projektit u takua me mbikëqyrësit e anëtarit të ekipit. Mbikëqyrësi i tha menaxherit të projektit se do të siguronte që sjellja e anëtarit të ekipit do të kthehej.
04 Palët e interesuara të angazhuara
Palët e interesuara në një projekt janë njerëz që kanë një interes të dhënë në suksesin e projektit, por nuk janë anëtarë të ekipit të projektit. Ata nuk mendojnë për projektin në baza ditore, siç bëjnë menaxherët e projektit ose anëtarët e ekipit të projektit, por duan të jenë në hap me vendimet kryesore dhe progresin e përgjithshëm drejt qëllimeve të projektit.
Palët e interesit kanë motivet e tyre për të qëndruar në një nivel të aktiviteteve të projektit, por është përgjegjësia e menaxherit të projektit që t'i sjellë ato në mënyrë të tillë që të përparojë në drejtim të qëllimeve të projektit. Në shumë raste, duke bërë këtë përfshin një ekuilibër delikat midis marrjes së shumë inputeve dhe marrjes shumë të vogël të të dhënave. Palët e interesuara nuk mund të peshojnë në çdo vendim. Kjo do të dëmtonte projektin dhe do të bënte çdo vendim një luftë. Anasjelltas, palët e interesit nuk mund të mbyllen sepse një aspekt i madh i pothuajse çdo projekti është aktori i kënaqshëm.
05 Anëtarët e Ekipit të Projektit të Dedikuar
Anëtarët e ekipit të projektit kryejnë punën e projektit. Shumë herë, anëtarët e ekipit të projektit i caktohen një projekti në krye të detyrave të tyre të rregullta që do të thotë që nuk ka reduktim në punë të tjera për të kompensuar punën shtesë të sjellë nga projekti. Menaxherët e projektit mund të ndihmojnë anëtarët e ekipit të negociojnë me mbikëqyrësit e tyre për këtë çështje, por menaxheri i projektit nuk ka kontroll mbi përgjegjësitë që anëtarët e ekipit të projektit kanë jashtë projektit.
Përkushtimi i anëtarëve të ekipit për projektin është shumë e vlefshme. Pa përkushtim, skadimet e afateve dhe produktet e punës nuk janë të kualitetit të mirë. Anëtarët e ekipit të përkushtuar janë të motivuar për të përmbushur qëllimet e projektit në kohë, brenda buxhetit dhe deri në pritjet e cilësisë.