Aftësitë kryesore për rinisjet, letrat e mbuluara dhe intervistat
Ndërsa shumë kompani presin që asistentët ekzekutivë të kenë përfunduar disa lëndë të rëndësishme të kolegjit, disa kërkojnë një diplomë. Eksperienca e gjerë relevante e punës është më e rëndësishme, ideale disa vite si asistent ekzekutiv apo administrativ.
Detyrat e Asistentit Ekzekutiv
Detyrat e asistentit ekzekutiv përfshijnë të njëjtat detyra si një asistent administrativ: marrja dhe pranimi i thirrjeve telefonike; dërgimi i memorandumeve, e-maileve dhe letrave në emër të ekzekutivit; marrjen e vizitorëve dhe trajtimin e planifikimit. Por ata gjithashtu veprojnë si një rojtar, duke marrë vendime se kush merr qasje në ekzekutiv dhe çfarë informacioni merr ekzekutivi.
Shpesh bëjnë hulumtime dhe përgatisin raporte që ndikojnë në politikën e kompanisë. Këto përgjegjësi nënkuptojnë që asistentët ekzekutiv duhet të kuptojnë plotësisht punën e punëdhënësit të tyre. Si rezultat, këta punëtorë mund të veprojnë gjithashtu si një ndërlidhje ndërmjet ekzekutivit dhe pjesës tjetër të stafit klerik.
Si të përdoren listat e aftësive
Jetë i sigurt për të shkruar letër tuaj të mbuluar dhe të rifillojë për të nxjerrë në pah aftësitë e punëdhënësit tuaj të ardhshëm dëshiron. Ju mund të përdorni listën e mëposhtme për të marrë një ide se çfarë mund të jenë aftësitë e dëshiruara, por mos harroni të lexoni me kujdes përshkrimin e punës, sepse jo të gjitha kompanitë kërkojnë të njëjtën gjë në një asistent ekzekutiv.
Gjithashtu, shikoni përmbledhjet tona të aftësive të renditura nga puna dhe llojet e aftësive . Ndërsa përgatiteni për intervistën tuaj, planifikoni të jepni shembuj të kohës specifike që keni mishëruar aftësitë e ndryshme që dëshiron punëdhënësi juaj i ardhshëm.
Shembuj të Aftësive të Ndihmës Ekzekutive
Lista e mëposhtme nuk është shteruese dhe aftësitë e kërkuara mund të ndryshojnë pak nga një kompani në tjetrën, ose madje nga një zyrë në tjetrën brenda së njëjtës kompani. Megjithatë, shumica e aftësive më të rëndësishme dhe më të kërkuara që duhet të ketë një asistent ekzekutiv ekzekutiv janë këtu.
Shkathtësitë e Komunikimit me Shkrim dhe Verbal
Një mënyrë për të menduar për rolin e ndihmës ekzekutiv është, në fakt, si një specialist në komunikim. Një pjesë e rëndësishme e punës përfshin komunikimin dhe koordinimin me njerëzit në të gjithë kompaninë, dhe nganjëherë edhe me klientët, varësisht nga lloji i biznesit. Aftësia për të qenë profesionale, e qartë, e artikuluar dhe e saktë, si me gojë ashtu edhe me shkrim, është në krye të listës së kërkesave për aftësitë e komunikimit të patëmetë .
Aftesi kompjuterike
Asistentët ekzekutivë kanë nevojë për më shumë se aftësi të thjeshta me programet e përpunimit të fjalëve dhe programeve të tabelave. Aftësitë e nevojshme kompjuterike gjithashtu përfshijnë aftësinë për të krijuar dhe mirëmbajtur sistemet e email-it, sistemet e ndarjes së skedarëve dhe kalendarët, si dhe aftësinë me softuerin statistikor, softuerin botues dhe bazat e të dhënave.
Të qenit një specialist i teknologjisë së mbështetjes është gjithmonë një plus, sidomos pasi që asistentët ekzekutiv shpesh priten të bëjnë gjithçka nga fiksimi i printerit deri te sugjerimi i softuerit të ri.
Aftësitë ndërpersonale
Aftësitë e forta ndërpersonale janë gjithashtu një domosdoshmëri për bashkëveprimin me klientët, trajnimin e stafit tjetër administrativ dhe punën me drejtuesit ekzekutivë dhe menaxherët e nivelit të lartë. Meqenëse asistentët ekzekutivë shpesh trajtojnë informacionin e ndjeshëm të kompanisë, është e rëndësishme jo vetëm që të jetë në gjendje të ruajë konfidencialitetin e duhur, por edhe të sillet gjithmonë në një mënyrë që sugjeron diskrecionin dhe integritetin personal. Shkurtimisht, është e nevojshme të frymëzojmë besimin.
Menaxhimi i kohes
Një asistent ekzekutiv ka nevojë jo vetëm për të trajtuar mirë kohën e tij apo të saj, por edhe atë të shefit. Kjo do të thotë bashkërendimin e nevojave dhe kërkesave të njerëzve të shumtë për të krijuar një orar të zbatueshëm dhe pastaj shpesh duke ndryshuar atë afat në një njoftim të shkurtër pasi situata të ndryshojë.
Detyra mund të përfshijë gjithashtu taktikisht duke u siguruar që ekzekutivi të mbetet në orar, pa u hutuar.
Aftësi kërkimore
Hulumtimi është në vetvete një aftësi, që kërkon një njohje me motorët e kërkimit të shumtë si dhe burimet e informacionit që janë relevante në fushat e veçanta të interesit të kompanisë. Pa këto aftësi, një asistent ekzekutiv nuk do të ishte në gjendje të përgatisë raportet që nevojat ekzekutive kanë.
Lista e Aftësive të Ndihmës Ekzekutive
Aftësitë teknike
- Thirrjet e koordinimit të konferencave audio dhe video
- Krijimi dhe mirëmbajtja e bazave të të dhënave
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Pajisjet e zyrës
Aftësitë administrative
- Accounting / Bookkeeping
- Mbështetje administrative
- emërimet
- Menaxhimi i kalendarit
- zyre
- Marrëdhëniet e klientëve
- Projektimi dhe mirëmbajtja e sistemit të regjistrimit
- Organizimi i takimeve
- Ruaj kalendarët
- Mbajtja e të dhënave
- Marrëveshjet e Udhëtimit
- daktilografim
- Planifikimi i ngjarjeve
- Përgatitja e Raporteve
- Raportet e shpenzimeve të përpunimit
- korrekturë bocash
- caktimin
- Marrja e procesverbaleve të mbledhjes
Aftesi komunikimi
- korrespondencë
- Shërbimi ndaj klientit
- Menaxhimi i Marrëdhënieve me Klientët
- Përpunimi i Thirrjeve Telefonike dhe Kërkesave
- Komunikimet me shkrim / verbal
Karakteristikat personale
- saktësi
- Dëgjimi aktiv
- Aftësia për të ndjekur udhëzimet
- Aftësia për të punuar në mënyrë të pavarur
- këmbëngulës
- analitike
- bashkëpunim
- energjik
- diplomatik
- Marrja e Vendimeve
- siguri
- Detaj i orientuar
- lakueshmëri
- Ndiqni përmes
- nismë
- Gjykimi i mirë
- motivuar
- multitasking
- Ruajtja e informacionit konfidencial
- Afati i përmbushjes
- prioritet
- proaktiv
- Zgjidhja e problemeve
- Menaxhimi i projektit
- seriozitet
- Vetëbesim
- Vetëdrejtuar
- bashkërendim
- Menaxhimi i kohes
- Punoni me shpejtësi
- Duke punuar mirë nën presion
Më shumë për Assistant Ekzekutiv Punë dhe Aftësi
- Si të Merrni Punë si Asistent Administrativ
- Aftësitë e Menaxherit të Zyrës
- 7 Këshilla për Menaxhimin Efektiv të Kohës
- Si të punosh më shpejt dhe më efikas