Qeverisja e Projektit: një Përkufizim
'Qeverisja' në termat e menaxhimit të projektit i referohet politikave, proceseve, standardeve, procedurave dhe udhëzimeve që përcaktojnë se si projektet udhëhiqen, drejtohen dhe kontrollohen nga organizata juaj.
Qeverisja mund të jetë e gjerë dhe e 'rëndë' me shumë burokraci, ose me skema dhe 'dritë' (në të cilin rast është ndoshta joefikase).
Menaxherët duhet të synojnë nivelin e duhur të qeverisjes për mjedisin dhe kulturën e tyre. Të siguroheni që politikat tuaja të qeverisjes janë të përshtatshme për qëllime është një faktor kyç për të siguruar që ato të jenë efektive.
Qeverisja fillon në krye. Bordi i kompanisë duhet të angazhohet për idenë e qeverisjes së mirë dhe faktin që projektet duhet të menaxhohen siç duhet, brenda udhëzimeve të specifikuara. Ky qëndrim dhe standardet që priten do të filtrohen poshtë tek Bordet e Projekteve dhe udhëheqësit e projektit (dhe ekipet e programit, ku këto ekzistojnë).
Pse qeverisja e projektit ka rëndësi
Sponsori juaj i projektit dhe palët e tjera të interesit duan të dinë që ju po shpenzoni buxhetin e projektit në mënyrën e duhur. Ata duan të shohin se po ndjekin progresin e projektit tuaj në mënyrë efektive dhe të hyni për të menaxhuar rrezikun e projektit sipas nevojës.
Por arsyetimi për qeverisje të mirë në projekte shkon më tej se kaq.
Qeverisja kërkohet nga klientët, veçanërisht ato në sektorin publik.
Qeveritë dhe rregullatorët kërkojnë (dhe në disa raste, zbatojnë) standarde të caktuara për projekte të caktuara. Qeverisja nuk është vetëm një çështje e brendshme: shumë kompani që veprojnë në tregjet e rregulluara do të duhet të ndjekin udhëzimet nga legjislacioni i jashtëm, si Sarbanes-Oxley. Qeverisja e projektit përbën një pjesë të vogël të mundësisë për të provuar se kompania juaj vepron në mënyrë efektive dhe brenda udhëzimeve dhe rregulloreve të specifikuara për industrinë tuaj.
Qeverisja e projektit gjithashtu ju ndihmon:
- Përmirësimi i kthimit tuaj në investime dhe ndjekja e këtyre investimeve në mënyrë efektive
- Gain buy-in për projekte
- Shmangni arsyet e zakonshme përse projektet dështojnë
- Komunikoni në mënyrë më efektive
- Prezantoni standardizimin nëpër projekte, duke e bërë më të lehtë krahasimin e performancës
- Minimizoni rrezikun
- Zhvilloni dhe motivoni stafin në një mjedis të strukturuar
Si duket qeverisja e projektit?
Pra, tani e dimë se çfarë është qeverisja e projektit, çfarë duket në një projekt? Këtu janë llojet e aktiviteteve që tregojnë qeverisjen në një mjedis të projektit:
- Ka një cikël të disiplinuar të menaxhimit të projekteve që përfshin pikat e përcaktuara për miratim. Këto janë pika ku diskutohet qëndrueshmëria e projektit dhe bëhet një vendim nëse do të vazhdohet me punën apo jo.
- Projektet kanë një rast të qartë të biznesit dhe rastet e biznesit kanë informacion të mjaftueshëm për t'u mundësuar ekipeve të menaxhimit që të marrin vendimet e duhura.
- Këto vendime janë dokumentuar dhe komunikuar në mënyrë adekuate.
- Njerëzit që punojnë në projekte kanë përcaktuar rolet dhe përgjegjësitë.
- Ka një kulturë të mësimit të vazhdueshëm që u mundëson ekipeve të projektit të përmirësohen vazhdimisht dhe të diskutojnë mësimet e nxjerra në një mjedis pa faj.
- Ka procese dhe procedura që u mundësojnë ekipeve të projektit të rishikojnë projektin e tyre dhe të kërkojnë mbështetje të pavarur nëse kërkohet.
- Palët e interesuara janë të angazhuara dhe ata i besojnë procesit.
- Ekipet e projektit përbëhen nga individë të cilët kanë përvojë dhe kualifikim në rolet përkatëse.
Qeverisja e projekteve është e lidhur me strukturat qeverisëse në organizatën e përgjithshme. Nëse mendoni se qëllimi kryesor i qeverisjes së projektit është të siguroheni që projektet të kryhen në mënyrën e duhur, ju mund të shihni se si ajo lidhet me qeverisjen financiare në nivel korporate, menaxhimin e riskut të korporatave dhe më shumë.
Qeverisja e projektit duhet të përshtatet në mënyrë të përsosur në proceset aktuale organizative. Me fjalë të tjera, mos krijoni një proces të ri të menaxhimit financiar kur e keni atë që punon në fusha të tjera! Përdorni atë që ekziston aktualisht dhe shkurtojnë proceset e korporatave për t'i bërë ato të përshtatshme për t'u përdorur në një mjedis të projektit.
5 Fushat e fokusit për qeverisjen e projektit
Kur filloni të shikoni në të, do të kuptoni se qeverisja e projektit është e përhapur përmes të gjitha elementeve të menaxhimit të projektit.
Sidoqoftë, ka disa fusha kyçe të fokusit ku qeverisja është veçanërisht e rëndësishme.
- Metodologjitë dhe proçeset: Këto ju ndihmojnë të punoni në mënyrë të besueshme dhe të qëndrueshme.
- Menaxhimi i njohurive: Kjo është vendimtare për mësimet e nxjerra dhe për të siguruar që organizata të mësojë nga përvoja e projektit. Menaxhimi i njohurive është thelbësor nëse doni të ndaloni gabimet e njëjta herë të shumëfishta.
- Menaxhimi i Projekteve Pjekuria: Me rritjen e maturitetit të menaxhimit të projektit tuaj organizativ, kështu do të keni edhe aftësinë tuaj për të dorëzuar me sukses.
- Buy-in me nivel të lartë: Angazhimi për të qeverisur projektin fillon në krye. Nëse keni mbështetje nga menaxhmenti, kjo do të përkeqësohet nëpër të gjitha nivelet e biznesit dhe qasja ndaj qeverisjes do të jetë më e qëndrueshme.
- Kultura mbështetëse: Një kulturë e mbështetjes, jo faj, do të sigurojë që menaxherët e projektit të kenë mjedisin e duhur në të cilin do të rriten. Një kulturë mbështetëse, e udhëhequr nga Zyra e Menaxhimit të Projekteve ose Drejtori i Projektit, do të ndihmojë menaxherët e projektit që të arrijnë qëllimet e tyre dhe ato të projektit.
Çfarë duhet të bëni nëse nuk ka standarde korporative
Shumë menaxherë projekti në organizata më të vogla e gjejnë veten në drejtimin e projekteve në një mjedis që është përkrahës dhe ku ekziston buy-in për konceptin e menaxhimit të projektit, por pa strukturat organizative formale nga të cilat mund të ushqehen.
Në atë situatë - dhe nuk është ekskluzive për organizatat e vogla - do të ndërtoni modelin e qeverisjes së projektit nga e para. Nëse nuk ka një qasje të qeverisjes së projektit që mund të hiqni raftin dhe të përshtatet me projektin tuaj, ju do të keni për të ndërtuar tuajën.
Kjo nuk është aq e vështirë sa mund të duket!
Filloni me ngritjen e bazave:
- Krijo një rol dhe përgjegjësi dokument
- Sigurohuni që të keni një sponsor të projektit
- Sigurohuni që keni një Bord Projekti ose grup drejtues dhe organizoni takime të rregullta për të cilat merrni dhe shpërndani minuta
- Ngritur një proces të menaxhimit të rrezikut
- Vendosni një proces të menaxhimit të ndryshimeve
- Ndërtoni pikat në orarin e projektit ku ju kontrolloni qëndrueshmërinë e projektit kundrejt qëllimeve origjinale të rastit të biznesit (fundi i secilës fazë të fazës është pika e natyrshme për të vënë këto kontrolle).
Në fund të fundit, është përgjegjësia e sponsorit të projektit për të siguruar që ka një qeverisje adekuate, por menaxherët e projektit gjithashtu mund të marrin një rol aktiv në këtë.
Qeverisja mund të jetë një nga subjektet më të thatë në menaxhimin e projektit, por është një nga më të rëndësishmet. Është mënyra që ekipet e menaxhimit të lartë e dinë se po bën një punë të mirë dhe i siguron ata që projekti po zhvillohet siç duhet. Ai gjithashtu siguron kontrollet dhe balancat e nevojshme për menaxherët të dinë se paratë po shpenzohen në mënyra të përshtatshme dhe të përafruara me rastin e biznesit.