Punëdhënësit supozojnë se njerëzit që ata punësojnë e dinë se si të kryejnë detyra të caktuara. Për shembull, shefi juaj do të presë që të dini se si të shkruani një email profesional dhe të përgjigjeni në telefon siç duhet. Këto detyra janë shumë të thjeshta, por të tjerët janë pak më të komplikuar - për shembull, kërkojnë falje për një gabim. Kjo nuk është diçka që të gjithë e dinë se si ta bëjnë. Këtu janë tetë detyra, disa thjeshtë dhe disa jo, që secili duhet të zotëron:
- Dërgimi i një Email-i Profesional: Nëse jeni nën moshën 30 vjeçare, ka shumë të ngjarë që ju keni përdorur emailin pasi që keni njohur si të shkruani. Çfarë mund të mos dini është se ka një ndryshim të madh në mes të dërgimit të email-it tek miqtë tuaj dhe duke përdorur këtë medium për korrespondencën e punës. Kur shkruani për miqtë tuaj, mund të shkruani në të gjitha shkronjat e vogla, të përdorni zhargon dhe shkurtesat dhe ndoshta edhe të lejoni gabimet e gabuara dhe gramatikën e gabuar. Kontrasti me emailin profesional, ku këto gjëra të njëjta janë në mesin e "nuk", për të cilat duhet të jeni të vëmendshëm kur korrespondoni me bashkëpunëtorët, shefin ose klientët tuaj. Lexo më shumë: Këshilla për shkrimin e Email-it Profesional .
- Shkrimi i një Memoje ose Letre Biznesi: Është e vështirë të imagjinohet që duhet të dërgosh një kopje letre të një memoje ose letre në vend të një email-i, por kjo mund të ndodhë. Në rast se e bën ndonjëherë, duhet të dini se si ta bëni atë siç duhet. Lexoni më shumë: Formati i duhur i Letrës së Biznesit.
- Duke iu përgjigjur telefonit dhe duke bërë thirrje telefonike: Ju keni bërë dhe marrë telefonata të gjithë jetën tuaj. Natyrisht, ju e dini se si ta bëni këtë detyrë shumë të thjeshtë: merrni telefonin dhe përshëndetni (ose nëse bëni një telefonatë, kërkoni personin të cilit dëshironi të flisni). Kjo është mirë për thirrjet telefonike personale, por jo për thirrjet e biznesit. Kur ju përgjigjeni një telefonate, gjithmonë identifikoni veten dhe përcillni emrin e departamentit ose kompanisë tuaj. Jepni emrin tuaj personit që i përgjigjet telefonit kur jeni telefonuesi dhe pastaj tregoni atij ose asaj që po përpiqeni të arrini. Lexo më shumë: Ju keni pasur mua në Përshëndetje: Njohja e mirësjelljes telefonike .
- Marrja e prezantimeve: Kur takoni dikë të ri, është e sjellshme të prezantoheni me atë ose të saj. Është gjithashtu një sjellje e mirë për t'i prezantuar njerëzit njëri-tjetrit. Në një situatë të lidhur me punën, gjithmonë është mirë të përdorësh emrat e parë dhe të fundit. Për shembull, thuaj "Përshëndetje, jam Mary Smith" kur takoni dikë për herë të parë. Ju gjithashtu mund ta bëni këtë kur ju drejtuar në dikë që e keni takuar më parë, por emri i të cilit nuk ju kujtohet. Në këtë rast, mund të shtosh "Unë e di që e kemi takuar më parë, por kam frikë se e kam harruar emrin tënd". Shanset janë se ata nuk mbajnë mend tuajat as! Kur futni të tjerët thonë, për shembull, "John Jones, unë do të doja që ju të takoni Peter Smith."
- Marrja e procesverbaleve në një takim: Shumë punë përfshijnë pjesëmarrjen në takime, të paktën herë pas here. Shpesh kërkohet që të mbahen shënime me shkrim, të quajtura minuta, nga këto tubime. Në një moment, personi që drejton takimin mund t'ju kërkojë të merrni këto minuta. Kur veproni kështu, ju duhet të regjistroni emrat e pjesëmarrësve që janë të pranishëm dhe të merrni me kujdes shënimet që përmbledhin gjithçka që ata diskutojnë. Ju gjithashtu do të duhet të shkruani minuta pas takimit. Lexo më shumë: Marrja e Procesverbalit të Takimit .
- Shkrimi i një liste 'për të bërë': Ose shpesh ose herë pas here, mund të keni për të mashtruar detyra të shumta. Mënyra më e mirë për të ruajtur të gjitha prej tyre është të mbash një 'për të bërë' listë. Shkruani të gjitha detyrat për të cilat ju jeni përgjegjës, prioritet sipas datave të duhura. Nëse përdorni një aplikacion telefonik, softuer kompjuterik ose një copë letre, sigurohuni që të mund të kontrolloni ose të zvarritni artikujt kur t'i plotësoni ato. Gjithashtu, vini re datën. Mos fshini artikujt sepse dëshironi të jeni në gjendje të mbajnë gjurmët e atyre që keni përfunduar.
- Kërkoni falje për një gabim: Për të kërkuar falje për një gabim, do t'ju duhet të pranoni se e keni bërë atë. Kjo është një gjë e vështirë për të bërë, por është e nevojshme. Është e domosdoshme që ju të veproni shpejt - sapo të kuptoni gabimin tuaj, bisedoni me shefin tuaj ose këdo tjetër që do të ndikojë. Mundohuni të keni një plan në mendje për të korrigjuar gabimin. Lexo më shumë: Çfarë duhet të bëni nëse gaboni në punë .
- Thirrja në të sëmurë: Askush nuk i pëlqen të sëmuret, por më shumë se kaq, shumica e njerëzve e urrejnë thirrjen e të sëmurëve për të punuar. Një treg pune i pasigurt na ka çuar të besojmë se prania jonë në zyrë (ose kudo që ndodh në vendin tuaj të punës) është me rëndësi të madhe. Ndërsa është e vërtetë që ju nuk duhet të merrni ditë të sëmurë pa nevojë, duhet të përpiqeni të shmangni infektimin e bashkëpunëtorëve tuaj. Qëndro në shtëpi nëse ke diçka që mund të kapin! Sigurohuni që të ndiqni procedurat e njoftimit të punëdhënësit tuaj. Lexo më shumë: Thirrja në Sick to Work .