Si të Merrni Procesverbalin e Takimit

Mbajtja e një raporti të shkruar për një takim pune ose konferencë

Procesverbalet e mbledhjes janë shënimet e detajuara që shërbejnë si një dokument zyrtar i shkruar i një takimi apo konference. Personi përgjegjës i tubimit zakonisht kërkon nga një nga pjesëmarrësit që të priren për këtë detyrë. Një ditë, dikush mund të jetë ju! Ndonëse nuk është një punë shumë e vështirë, është e rëndësishme. Meqenëse procesverbali i takimeve është një regjistrim zyrtar i asaj që ka ndodhur, kërkohet saktësia. Ju do të keni për të marrë shënime të hollësishme që njerëzit duhet të jenë në gjendje t'i referohen më vonë nëse është e nevojshme.

Këtu janë disa udhëzues për t'ju ndihmuar të trajtojë këtë detyrë me finesë. Gjeni se çfarë duhet të bëni para, gjatë dhe pas takimit.

Para mbledhjes

• Zgjidhni mjetin tuaj të regjistrimit: Gjëja e parë që duhet të bëni është të vendosni se si do të merrni shënimet tuaja. A do të shkosh në shkollë të vjetër dhe do të përdorësh penën dhe letrën ose do të shkosh në teknologji dhe do të përdorësh një kompjuter laptop, tabletë ose smartphone. Kontrolloni me shefin tuaj për të parë nëse ai ose ajo ju preferon të përdorni një metodë të veçantë. Nuk ka gjasa, por është e mundur.
• Sigurohuni që pajisja juaj e zgjedhur është në gjendje pune dhe të keni një rezervë vetëm në rast se dështimi juaj origjinal. Nëse sillni një kompjuter portativ, për shembull, keni një stilolaps dhe letër të dobishëm. Ju nuk dëshironi të keni për të ndaluar takimin ndërsa kërkoni diçka për të shkruar nëse kompjuteri juaj rrëzon.
• Lexoni axhendën e mbledhjeve para fillimit të takimit. Kjo do t'ju lejojë të formuloni një skicë për minuta tuaj. Lëreni një hapësirë ​​nën çdo send në të dhe shkruani shënimet e tua atje. Të bësh këtë do ta bëjë punën tuaj pak më të lehtë, përderisa personi që drejton mbledhjen shkon në axhendë.

Gjatë takimit

• Kaloni nëpër një fletë frekuentimi dhe sigurohuni që të gjithë të nënshkruhen. Ju do të duhet të përfshini një listë të të gjithë pjesëmarrësve në procesverbalin e takimeve zyrtare.
• Sigurohuni që e dini se kush është. Në këtë mënyrë ju do të jeni në gjendje të identifikoni se kush flet dhe të regjistrojë saktë këtë informacion.
• Vëreni kohën kur takimi fillon.

• Mos u mundoni të shkruani çdo koment të vetëm. Është në rregull të përfshihen vetëm idetë kryesore. Jini shumë të kujdesshëm për të mos lënë jashtë sendeve me të cilat ju nuk pajtoheni. Paragjykimet tuaja nuk duhet të ndikojnë në ju. Mos harroni kjo është një llogari zyrtare dhe jo mendimi juaj për atë që ka ndodhur!
• Shënoni të gjitha mocionet, cilët i bënë ato, dhe rezultatet e votave, nëse ka; ju nuk keni nevojë të shkruani se kush e ka mbështetur një mocion. Sigurisht, rregullat e organizatës suaj mund të ndryshojnë, kështu që verifikoni ato së pari.
• Nëse votat për ndonjë mocion ose diskutim shtyhen deri në mbledhjen e ardhshme, shënojeni atë.
• Regjistro kohën e përfundimit të takimit.

Pas takimit

• Lloji minuta sa më shpejt që të jetë e mundur pas takimit, ndërsa gjithçka është ende e freskët në mendjen tuaj. Nëse gjen gabim në shënimet e tua ose nëse ke një pyetje, mund ta pastrosh shpejt duke biseduar me pjesëmarrësit e tjerë.
• Në kopjen përfundimtare të procesverbalit, Përfshini emrin e organizatës, titullin e komitetit, llojin e mbledhjes (ditore, javore, mujore, vjetore ose speciale) dhe qëllimin e tij.
• Jepni kohën që filloi dhe mbaroi.
• Jepni listën e të pranishmëve dhe një shënim rreth asaj se kush drejtoi takimin. Ju gjithashtu mund të tregoni këtu se keni marrë minuta. Përfshini emrin tuaj në listën e pjesëmarrësve dhe, në kllapa pas emrit tuaj, thuani që keni marrë minuta. Nga ana tjetër, në fund të dokumentit ju mund të nënshkruani me shkrim "Paraqitur me Respektivë nga", e ndjekur nga emri juaj.

• Korrigjo minuta para se t'i dërgoni ato. Pyesni dikë tjetër që ka marrë pjesë për t'i parë ato gjithashtu. Ai ose ajo do të jetë në gjendje t'ju njoftojë nëse keni lënë aksidentalisht diçka.
• Paraqitini ato personit i cili zhvilloi takimin, përveç nëse udhëzohet të bëjë ndryshe.