1. Mendoni për mënyrat tuaja
Edhe në një botë ku po nxitojmë që gjërat të bëhen sa më shpejt që të jetë e mundur për të kaluar në detyrën e ardhshme, merrni kohë për të përdorur sjellje të mira në emailin tuaj.
Mos neglizhoni të thoni "ju lutem" dhe "faleminderit".
Kur ju drejtoheni njerëzve që nuk njihni mirë ose fare, ose me të cilët keni vetëm një marrëdhënie formale, adresoni ato me titullin dhe mbiemrin e tyre, nëse nuk ju kanë kërkuar të bëni ndryshe. Për shembull, thoni "I nderuari Z. Bardhë" ose "I dashur znj Grey". Nëse po i përgjigjeni një email dhe dërguesi i mesazhit origjinal e ka nënshkruar atë vetëm me emrin e tij ose të saj të parë, atëherë mund të merrni me siguri se është në rregull t'i adresoni ato në të njëjtën mënyrë.
2. Shikoni tonin tuaj
Ton është se si ju, si shkrimtar, mund të shprehni qëndrimin tuaj në një mesazh të postës elektronike. Ajo ndikon në mënyrën se si është marrë. Ju zakonisht doni të bëni të sigurtë që do të hasni në marrësin si të respektueshëm, miqësor dhe të arritshëm. Ju nuk doni të tingëlloni i ngathët ose i kërkuar. Rregjistrojeni mesazhin tuaj disa herë përpara se të shkoni tek dërgoni.
Kur shkruani dikë me të cilin ju keni komunikuar më parë, filloni duke thënë diçka miqësore si: "Unë shpresoj se jeni mirë". Ndërsa emojis mund t'ju ndihmojë të përcillni tonin më lehtë, mos përdorni ato në emailin profesional përveç nëse jeni duke shkruar për dikë me të cilin keni një marrëdhënie shumë informale.
Asnjëherë mos i përdorni kur i shkruani një punëdhënësi të ardhshëm.
Gjithnjë konsiderohet si etiketë e dobët e postës elektronike për të shkruar një email ose një pjesë të një në të gjitha shkronjat e mëdha. Do të të duket sikur po bërtet.
3. Jini të Përbashkët
Njerëzit e zënë nuk kanë as kohë ose prirje për të shpenzuar më shumë se një minutë duke lexuar një email individual.
Nëse dëshironi të lejoni marrësin tuaj të lexojë shpejt mesazhin tuaj dhe ende ta kuptojë atë, ju duhet ta mbani të shkurtër.
Megjithatë, mos i lini detajet përkatëse. Sigurohuni që mesazhi juaj të përcjellë në mënyrë të qartë arsyen tuaj për të shkruar atë në vendin e parë. Askush nuk kursen kohë nëse ju përfundoni duke pasur një mbrapa dhe me radhë, ndërsa ju përpiqeni të shpjegoni detajet që keni lënë jashtë.
4. Shmangni Përdorimin e Shkurtesave të Teksteve
Edhe pse doni të kurseni kohë, nuk duhet të përdorni shkurtesat e teksteve në emailin tuaj profesional. Nëse shkruani shumë, sa shumë njerëz bëjnë, mund të jeni mësuar të përdorni një lloj stenografi për të folur me miqtë tuaj. Për shembull, mund të përdorni "u", "ur" dhe "plz" në vend të "ju", "tuaj" dhe "ju lutem". Këto shkurtime nuk kanë vend në korrespondencën e biznesit, përveç nëse marrësi është dikush me të cilin keni marrëdhënie të rastësishme.
5. Përdorni një adresë profesionale të postës elektronike
Për mesazhet që lidhen me punën tuaj të tanishme, gjithmonë përdorni adresën e emailit që punëdhënësi ju ka caktuar. Megjithatë, nuk duhet ta përdorni për të dërguar mesazhe që nuk lidhen me punën tuaj, për shembull, nëse jeni duke kërkuar një të re. Përdorni një llogari personale të postës elektronike.
Nëse nuk keni një llogari personale, për shembull, një ofruesin tuaj të shërbimit të internetit të ofruar kur jeni regjistruar për shërbim, merrni një llogari falas të postës elektronike.
Përdor Gmail ose një shërbim tjetër për të krijuar një adresë që tingëllon profesionale. Mos përdorni asgjë budalla apo sugjeruese. Emri dhe mbiemri i parë ose emri juaj i plotë janë zgjedhjet e duhura.
6. Mos harroni harxhimin e drejtshkrimit dhe gramatikës
Është e domosdoshme që ju të korrigjoni me kujdes emailin tuaj me kujdes. Kurrë mos e neglizhoni këtë hap kritik, pavarësisht sa jeni i zënë. Gjërat që dëshironi të jeni të vëmendshëm janë drejtshkrimi korrekt dhe gramatika e duhur. Përveç drejtshkrimit të fjalëve të zakonshme në mënyrë korrekte, gjithashtu dëshironi të shkruani emrat e njerëzve, duke përfshirë atë të marrësit tuaj dhe emrin e kompanisë së tij.
Jini të kujdesshëm duke u mbështetur shumë në diktatorët. Ata nuk mund të vërejnë gabime në fjalë kur përdoren gabimisht. Për shembull, një spell-checker nuk do të flaktë fjalën "në" në fjalinë, "Unë kam për pyetje për ju", edhe pse, në këtë kontekst, ajo duhet të jetë "dy". Kontrolli i dyfishtë i spellings ju jeni të pasigurt duke përdorur një fjalor falas online si Merriam-Webster.