Si të gjeni të dhëna të rëndësishme shpejt dhe me lehtësi
E vetmja kohë që ju duket të mendoni për dokumentet tuaja të rëndësishme është kur keni nevojë për to. Dhe, shpesh, nuk mund t'i gjeni kur ju keni nevojë për to, sepse ju ose nuk keni një sistem të organizuar dhe të centralizuar për ruajtjen e dokumenteve tuaja të rëndësishme dhe / ose hera e fundit që keni nevojë për ta, thjesht e hodhët në det letra në zyrën tuaj në vend që ta vendosni përsëri aty ku i takonte.
Tinguj njohur?
Me të gjitha letrat tuaja të rëndësishme të përhapur në të gjithë shtëpinë tuaj, ju humbni shumë kohë dhe energji në kërkim për ta. Ju jeni gjithashtu në rrezik të humbni disa prej tyre plotësisht. Por me disa hapa të thjeshtë, ju mund të organizoni dokumentet tuaja të rëndësishme letre në një orë këtë fundjavë!
Do të keni nevojë për një kuti të vogël arkivimi me dy dërrasa ose një kuti skedari portative, me shumë ngjyrë të varur (6 ngjyra të ndryshme), dosje të tretë të tretë të prerë dhe një mbrojtje nga zjarri (opsionale). Ose mund të blini një binder të madh dhe fut tab. Sapo të keni marrë mallrat këtu janë gjashtë hapat që do të ndiqni për të organizuar dokumentet tuaja.
Hapi i parë: Mblidhni të gjitha dokumentet tuaja
Para se të mund të organizoni të gjitha dokumentet tuaja të rëndësishme, ju duhet t'i gjeni ato. Kjo ndonjëherë është më e lehtë se sa të bëhet.
Kontrolloni zyrën tuaj në shtëpi si në mbathje dhe letrat e grumbulluara në tryezën ose tavolinën tuaj. Kontrolloni grumbujt e letrës që grumbullojnë countertops tuaj kuzhinë, si dhe mbathje dhe shporta kuzhine.
Shikoni në dhomën tuaj të dhomës së bufe dhe tavolinën e natës (ju mund të keni lënë ata atje në mëngjesin e mëngjesit dhe harruat për ta). Së fundi, por jo më pak, kontrolloni çantën tuaj ose çantë për dokumente të rëndësishme që ju aksidentalisht ende mbani rreth (opps).
Hapi i dytë: Kategorizimi i dokumenteve tuaja
Dokumentet më të rëndësishme bien në një nga gjashtë kategoritë e mëposhtme.
Renditini të gjitha dokumentet e mbledhura si më poshtë:
- Të dhënat e shtëpisë dhe të pronës - hipotekat, veprat e pronës, projektet dhe faturat e përmirësimit të shtëpisë, manualet dhe garancitë e aplikacioneve, informatat mbi tatimin në pronë, politikat e sigurimit shtëpiak dhe manualet
- Regjistrimet automatike - titujt, të dhënat e mirëmbajtjes, politikat e sigurimit dhe informacioni, informacioni i kredisë dhe të dhënat e pagesave
- Të dhënat e shëndetit - politikat e sigurimit, manualet e përfitimeve të sigurimeve shëndetësore, shpjegimi i përfitimeve mjekësore, faturat e mjekut, listat e recetave, informacioni fleksibël i shpenzimeve, pranimet mjekësore, direktivat mjekësore, politikat e sigurimit të jetës
- Të dhënat financiare - deklaratat bankare, deklaratat tatimore, të dhënat e zbritjes së taksave, të dhënat e investimeve, të dhënat e kredisë, deklaratat e kartës së kreditit
- Të dhënat elektronike - kontratat dhe manualet e telefonit celular; faturat e shitjeve dhe garancitë për kompjuterë, laptopë dhe iPads; planet dhe faturat e kabllit dhe internetit; marrësi i shitjes së routerit wireless dhe manuali
- Të dhënat personale - certifikatat e lindjes, çertifikatën e martesës, certifikatën e divorcit, dokumentet e kujdestarisë, informacionet e sigurimeve shoqërore, të dhënat e imunizimit, pasaportat, shënimet e shërbimit ushtarak, të dhënat e pagëzimit dhe konfirmimit, testamentet, plani i varrimit dhe informacioni i varrimit. Nëse keni kafshe, mund të përfshini edhe dokumentet e tyre të rëndësishme siç janë informacioni veterinar dhe vaksina në këtë kategori.
Hapi i tretë: Gjeni dokumentet tuaja jetësore
Shumica e dokumenteve tuaja të rëndësishme mund të ruhen në një kabinet të rregullt të depozitimit ose në kutinë e skedarëve të varur. Ka disa, megjithatë, që me të vërtetë duhet të ruhen në një ruajtje të sigurt nga zjarri ose jashtë magazinimit, si p.sh. një kuti depozitë sigurie.
Dokumentet jetësore janë dokumente që do të ishin shumë të vështira ose shumë kohë për të zëvendësuar. Ato mund të përmbajnë informacionin e ndjeshëm personal që mund të rrezikohet në rast të një ndërhyrjeje ose vjedhjeje. Në rast, shtëpia juaj u shkatërrua nga zjarri ose vërshimi ju do të dëshironi që këto dokumente jetësore të mbeten të paprekura.
Për shumicën e njerëzve, dokumentet e mëposhtme do të konsiderohen vitale: informacionet e sigurimeve shoqërore, certifikatat e lindjes, politikat e sigurimit së bashku me informacionin e kontaktit të agjentit tuaj, dëshirat, veprat e pronësisë, titujt e makinave, pasaportën tuaj dhe çdo kontratë ose marrëveshje që kërkonte nënshkrimin tuaj origjinal.
Bëni një listë kryesore të të gjitha dokumenteve jetësore që vendosni në sigurinë tuaj të zjarrit ose në një mundësi ruajtje jashtë vendit.
Hapi i katërt: Duplikoni portofolin tuaj
Shumica prej nesh dërgojnë informacione kritike në kuletat tona çdo ditë. A e dini gjithçka që është në portofolin tuaj? Çfarë do të bënit nëse portofolin tuaj do të humbisnin ose do të vidheshin?
Bëni kopjet e patentës suaj të shoferit, kartën e donatorëve, kartën e sigurimit shëndetësor, kartat e anëtarësimit si kartat e besnikërisë së dyqaneve ushqimore, klubet e magazinave dhe, më e rëndësishmja, të gjitha kartat e kreditit dhe debitit (kopjoni para dhe mbrapa). Mbani këto kopje me dokumente të tjera të rëndësishme letre:
Hapi i pestë: Krijo një sistem të thjeshtë arkivimi
Sa më e thjeshtë të jetë sistemi arkivues, aq më shumë ka gjasa që ta përdorni atë në një bazë të qëndrueshme. Merrni secilën kategori të dokumentit të rëndësishëm dhe caktoni një ngjyrë varur file:
- Regjistrimi i shtëpisë dhe pronës
- Auto Records
- Të dhënat shëndetësore
- Të dhënat financiare
- Records Elektronikë
- Regjistrat personal
Shtojini numrin e duhur të dosjeve të varur në sistemin tuaj të dosjeve për numrin e dokumenteve që keni në secilën kategori.
Përdorni dosjet e manila dhe krijoni një dosje për secilin dokument të veçantë brenda secilës kategori. Vendosni dosjet në seksionin e skedarit të varur me ngjyrë.
Nëse keni blerë një fishek të madh me tri unaza dhe futni skedën, etiketoni skedat me emrat e mësipërm të rekordeve, grushti i letrës grisni të gjitha dokumentet dhe organizoni ato. Nëse letrat nuk duhet të jenë vrima në letër të lyera, vrima e letrës shënon një dosje dhe vendos dokumentet në dosje.
Tani, nëse shkresa thjesht nuk është gjëja jote kjo mund të jetë një çast i lirë për ju. Ju mund të skanoni të gjitha këto dokumente, t'i ruani në një hard disk dhe pastaj të copëtoheni. Por përdorni diskrecionin tuaj si disa dokumente është lënë më mirë të shpëtuar. Përdorni gjykimin tuaj më të mirë.
Mirëmbajtja e vazhdueshme
Tani që dokumentet tuaja të rëndësishme janë të organizuara, mbajini ato të organizuara. Çdo muaj kur paguani faturat tuaja, paraqitni ndonjë dokument të ri në seksionin e duhur të sistemit tuaj të dosjeve. Në të njëjtën kohë, shikoni për çdo dokument që keni hequr nga sistemi gjatë muajit që ende mund të jetë jashtë sistemit të dosjeve. Rivendosni ato. Së paku dy herë në vit, rishikoni dokumentet në sistemin tuaj të regjistrimit për të parë nëse ndonjë mund të pastrohet. Një orar i mirë për t'u ndjekur është në fillim të vitit dhe në fund të çdo viti shkollor.
Me një përpjekje të vogël, mund të korrni përfitime afatgjata duke organizuar dokumentet tuaja të rëndësishme të letërsisë.
Redaktuar nga Elizabeth McGrory.