Sekretarët e çështjeve gjyqësore janë të punësuar në firmat e drejtësisë të të gjitha madhësive. Disa sekretarë sigurojnë thjesht mbështetje administrative. Megjithatë, sekretarët në shumë firma kryejnë një rol hibrid, që funksionon si sekretar dhe paralegal gjyqësor.
Më poshtë janë disa nga funksionet më të zakonshme të një sekretarie gjyqësore përgjatë gjithë ciklit të jetës gjyqësore.
Rolet e sekretarisë ndryshojnë në varësi të firmës, llojit të praktikës gjyqësore dhe madhësisë së stafit.
Shqyrtimi i rastit
Në firmat e paditësit, hapi i parë i një rasti po shqyrton rastin për merita. A ka klienti potencial një shkak i veprimit? A ekzistojnë konfliktet? Sekretari mund të ndihmojë në përgatitjen e formave të shqyrtimit të rasteve dhe planifikimin e takimeve fillestare ndërmjet avokatit dhe klientit potencial. Në disa raste, sekretari do të përfundojë një shqyrtim fillestar duke pyetur pyetjet potenciale të klientit me telefon. Nëse klienti nënshkruhet, sekretari do të ngrejë një dosje të re të lëndës dhe do ta dërgojë klientin me kontratën e mbajtjes dhe dokumentet e tjera.
hetim
Në shumë raste, palët kryejnë një hetim përpara se të ngrihet padia. Ky hetim mund të përfshijë gjetjen dhe intervistimin e dëshmitarëve, shqyrtimin e vendit të aksidentit dhe mbledhjen e dokumenteve dhe provave të tjera. Sekretari i çështjeve gjyqësore mund të ndihmojë në procesin e planifikimit të takimeve dhe konferencave telefonike në emër të avokatit, krijimit të listave të dëshmitarëve, organizimit të provave dhe dokumenteve të tjera dhe krijimit të një sistemi të besueshëm të depozitimit për dokumentet letrare dhe elektronike.
parashtresat
Nëse ngrihet një padi, sekretari do të përgatisë përgëzimet në një program të përpunimit të fjalës. Lutjet mund të përfshijnë një thirrje, ankesë, pohime, kërkesa për pranime dhe mocione. Sekretari i çështjeve gjyqësore shpesh do të krijojë lidhje kërkuese që organizojnë dhe tregojnë të gjitha lutjet për një rast të veçantë.
Sekretari mund t'i paraqesë këto dokumente në gjykatë, qoftë personalisht apo në mënyrë elektronike, edhe pse kjo detyrë kryhet shpesh nga një lajmëtar i paralegal ose i gjykatës .
zbulim
Zbulimi është faza më e gjatë e procesit gjyqësor. Gjatë zbulimit, sekretari i çështjeve gjyqësore mund të kryejë të gjitha ose disa nga detyrat e mëposhtme:
- Përgatitja e dokumenteve të zbulimit në një sistem të përpunimit të tekstit, duke përfshirë pyetjet dhe kërkesat për prodhim
- Shtypja, dërgimi dhe ndjekja e thirrjeve
- Caktimin e depozitimeve me shumë parti, duke përfshirë avokatin, klientët, avokatët kundërshtarë dhe reporterët e gjykatave
- Caktimi i ekzaminimeve të pavarura mjekësore dhe emërimeve të tjera të kërkuara nga Rregullorja e Procedurës Civile
- Krijimi i lidhësve të zbulimit; indeksimin dhe paraqitjen e dokumenteve të zbulimit
- Organizimi dhe dorëzimi i dokumenteve të rastit
- Caktimi i ekzaminimeve në vend
- Vendosja dhe komunikimi me ekspertë; organizimin dhe paraqitjen e raporteve të ekspertëve
Pre-Trial
Sapo të vendoset një datë prove, sekretari ndihmon ekipin ligjor të përgatitet për gjykim. Roli i sekretarit mund të përfshijë:
- Shtypja dhe formatimi i dokumenteve paraprake duke përfshirë mocionet, informatat, thirrjet dhe listat e dëshmitarëve
- Mbledhja dhe organizimi i ekspozitave
- Krijimi, organizimi dhe / ose indeksimi i lidhësve të provave
- Ndihma për të organizuar gjykime tallëse
- Afatet e përcjelljes dhe dërgimi i përkujtuesve në ekipin ligjor
- Informacionet e citimit dhe lekturimit dhe dokumentet ligjore
- Sigurimi se dokumentat janë të formatuara siç duhet në përputhje me rregullat e gjykatës
- Dëshmitarët bashkërendues
gjykim
Sekretari i çështjeve gjyqësore kryen një rol të rëndësishëm mbështetës gjatë gjykimit. Detyrat e tij ose të saj mund të përfshijnë:
- Përgatitja, shtypja dhe formatimi i dokumenteve të provës
- Koordinon përgatitjen e tabelave, grafikëve dhe pamjeve të tjera të sallës së gjyqit
- Caktimi i korrierëve, gazetarëve të gjykatave dhe ekspertëve
- Organizimi, paraqitja dhe menaxhimi i dokumenteve, ekspozitave dhe lidhësve të provave
- Rregullimi i aranzhimeve të udhëtimit për avokatët, dëshmitarët, klientët dhe të tjerët
Detyrat tjera Administrative
Për ata që punojnë në anën e mbrojtjes, sekretari gjyqësor do të hyjë në kohën e avokatëve dhe paralegalëve të shpenzuar për secilin rast në kohën e firmës dhe sistemin e faturimit .
Ai ose ajo do të dërgojë edhe fatura periodike tek klienti dhe do të ndjekë pagesat me vonesë. Detyra të tjera të përgjithshme të kryera nga sekretari gjyqësor përfshijnë:
- Prodhimi i informacionit duke transcribing, formatting, inputting, retrieving, kopjimi dhe transmetimi i tekstit, të dhënave dhe grafika
- Afatet e ndjekjes së rasteve
- Në përputhje me klientët, dëshmitarët dhe avokatët kundërshtarë
- Përgjigjja në telefon
- Krijimi i tabelave për të gjetur kostot, eksponatet dhe informacione të tjera
- Transkriptimi i diktimit
- Ruajtja e sistemeve të tabelave
- Korrespondenca, raporte dhe dokumente ligjore
- Organizimi i konferencave të klientëve dhe takimeve të avokatëve
- Përgatitja e raporteve të shpenzimeve
- Mbajtja e kalendarit të avokatit duke planifikuar dhe caktuar konferenca, telekonferenca, depozitime dhe udhëtime
- Renditja e furnizimeve
Edukimi i sekretarit gjyqësor
Shumë sekretarë të proceseve gjyqësore plotësojnë një certifikatë ose program të asociuar në një shkollë tregtare ose kolegji të komunitetit. Sidoqoftë, sekretarët me gradë kolegji katërvjeçare kanë më shumë përparësi në një firmë ligjore. Trajnimi gjyqësor shpesh ndodh në punë. Sekretarët e ekspertizave gjyqësore shpesh lëvizin në rolet e tjera në firmë, duke përfshirë pozitat paralegale dhe të drejtimit të zyrës.
Shkathtësitë dhe njohuritë e sekretarit të çështjeve gjyqësore
Sekretarët e proceseve gjyqësore duhet të kenë një mori aftësish ndërpersonale, teknologjike dhe zyre, si dhe njohuri ligjore dhe proceduriale. Aftësitë dhe njohuritë e kërkuara përfshijnë:
- Aftësi me përpunimin e fjalëve, spreadsheet, prezantim dhe kohë dhe softuer faturimi; njohuri me Microsoft Office suite
- Aftësi me pajisje transkriptimi
- Shkathtësi të shkruar dhe verbale
- Njohja e dokumentacionit gjyqësor të gjykatave vendore, shtetërore dhe federale dhe procedurat e depozitimit
- Aftësi me bazën e të dhënave të dokumentave si Ringtail, Summation, and Concordance
- Përvoja e paraqitjes elektronike
- Njohja e procedurave të zyrës dhe terminologjisë ligjore
- Shkathtësi të forta
- Aftësi të organizuara të ngurta dhe shkathtësi multi-tasking
- Aftësi për të bashkëvepruar profesionalisht me të gjitha nivelet e personelit