Nëse jeni duke shkruar një letër si përfaqësuesi i organizatës suaj, dijeni se ndërkohë që disa kompani lejojnë punonjësit e tyre të shkruajnë lirisht letra referimi, të tjerët mund të censurojnë ose t'i ndalojnë ato plotësisht.
Pra, sigurohuni që të gjeni se cilat janë politikat e punëdhënësit tuaj përpara se të miratohen.
Shumë organizata gjithashtu kanë referenca që kalojnë përmes burimeve njerëzore (HR). Kontrolloni me politikat e kompanisë suaj përpara se të vazhdoni.
Nëse jeni një pronar biznesi dhe një kontraktues aktual ose ish kërkon një letër rekomandimi nga ju, lexoni udhëzuesin në vijim për të përdorur diskrecionin tuaj.
Kur duhet të shkruani një Letër Rekomandimi
Kandidati duhet të jetë dikush që njihni mjaft mirë dhe me të cilin keni punuar së fundi. Për shembull, ju nuk mund të jepni një rekomandim për dikë që keni punuar me dhjetë vjet më parë ose me të cilin keni punuar vetëm për një muaj. Megjithëse mund të jetë joshëse, do të mbështeteni në informata të vjetra ose jo të mjaftueshme, të cilat mund të jenë mashtruese. Nuk ka asnjë mënyrë për të ditur. Pra, nëse nuk mund të flisni me të vërtetë me aftësitë ekzistuese të dikujt, me mirësjellje, refuzoni kërkesën tuaj.
Ju duhet ta dini kandidatin në një rol që ju lejon të shkruani një referencë kuptimplotë. Për shembull, nëse keni punuar me personin si shkrimtar i pavarur, por tani ai po fillon një biznes në këmbë qeni, nuk mund të dëshmoni aftësitë e tij në një fushë tjetër.
Në raste të tilla, është më mirë të bjerë dhe ndoshta të ofrohet këshilla se kush do të bëjë një kandidat më të mirë. Nëse ai dëshiron të fillojë një biznes në këmbë qeni, ai duhet të ketë tashmë një klientelë të qëndrueshme që mund të garantojë vërtet për aftësitë e tij.
Shkruani letrën vetëm nëse mund të ofroni sinqerisht një referencë pozitive. Nëse nuk keni asgjë për të thënë për performancën e tyre, bëjeni gjërat e ndershme dhe thoni se nuk jeni në gjendje të kontribuoni.
Nëse ndiheni të detyruar të jepni një justifikim pse:
- Jini plotësisht të ndershëm dhe thoni se nuk ndjeheni mirë për të shkruar në emër të tyre.
- Tregoni një gënjeshtër të bardhë si: "Nuk jam në gjendje të shkruaj letra rekomandimi".
Megjithëse mund të ndiheni të ngathët apo fajtorë, besoni në intuitën tuaj. Përveç kësaj, një letër joautentike nuk do të shërbejë as kërkuesi, as punëdhënësi i tyre potencial.
Rrini me faktet
Pasi të pranoni të shkruani letrën, mbajeni të fokusuar dhe përfshini vetëm informacionin që është faktik dhe i sinqertë . Shmangni të thoni diçka që është rreptësisht mendim - mund të punojë kundër dikujt që konsiderohet për punësim të ardhshëm dhe mund të rezultojë me probleme ligjore për ju dhe kompaninë tuaj. Duke bërë një pretendim të lartë si, "Louisa është një shkrimtar i shkëlqyer", i vetmi është i rrezikshëm. Duhet të jeni në gjendje ta mbështesni atë me njohje të jashtme ose një çmim që ka marrë puna e saj. Nëse nuk mundesh, mund të thuash, "Louisa vazhdimisht prodhoi përmbajtje të madhe për ne."
Në të njëjtën mënyrë, shmangni deklaratat e ekzagjeruara dhe tepër pozitive. Nëse ndërtoni dikush shumë, letra nuk mund të mbajë peshë me klientët e ardhshëm ose punëdhënësit.
Si të strukturojmë një Letër Referimi
1. Prezantoni veten në paragrafin e hapjes për të vendosur pozicionin tuaj dhe marrëdhënien tuaj me kandidatin.
Le të dijë lexuesi se pse kualifikoheni për të përgatitur një letër të tillë.
2. Konfirmoni faktet rreth kandidatit dhe ku ai aktualisht është i punësuar (nëse është):
- Titulli dhe kompania e punës së personit
- Sa kohë keni punuar me personin
- Kur keni punuar me personin, nëse nuk jeni aktualisht
- Natyra e marrëdhënies suaj të biznesit ose kapaciteti në të cilin keni punuar me kandidatin.
- Ofroni gjykimin tuaj mbi aftësitë dhe cilësitë e kandidatit në lidhje me shërbimet e tyre profesionale. Theksoni tiparet e tyre më të vlefshme, të tilla si aftësitë e shkrimit, zgjidhja e problemeve ose menaxhimi i kohës. Ju mund të nxirrni ndonjë aftësi të jashtëzakonshme, të deklaroni se do t'i rikrijonit ato për fat të mirë, dhe të shënoni në mënyrë të veçantë se si shërbimet tuaja profesionale ju kanë përfituar ju dhe organizatën tuaj.
4. Përdorni paragrafin përfundimtar për të shtuar shembuj ose anekdota shtesë siç e shihni të arsyeshme.
5. Së fundi, afrohuni duke ofruar për t'iu përgjigjur çdo pyetjeje të mëtejshme ose për të siguruar informacionin pasues.
Letrat e Referencës së Biznesit që rekomandojnë shërbime profesionale
Shqyrtoni letrat referuese të biznesit në vijim duke rekomanduar shërbimet profesionale.
Shembulli # 1
I nderuar Z. Eggleston,
Unë jam duke shkruar për të rekomanduar shërbimet e Daniel Lightheart, CPA. Daniel ka punuar për firmën time të ligjit për pesëmbëdhjetë vitet e fundit si kontabilist dhe llogaritar. Dituria dhe vëmendja e tij në detaje kanë ndihmuar në mbajtjen e kompanisë tonë në rrugën e duhur gjatë recesionit të fundit dhe përmes një ristrukturimi të madh.
Ndihem i sigurt në rekomandimin e shërbimeve të kontabilitetit të Danielit.
Ai nuk është vetëm i plotë, por edhe i lehtë për të punuar me dhe gjithmonë i gatshëm të marrë kohë për të diskutuar shqetësimet e mia dhe për t'iu përgjigjur pyetjeve.
Nëse keni ndonjë pyetje tjetër, ju lutem mos ngurroni të më kontaktojnë.
Të fala,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Zyra: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Shembull # 2
Të nderuar zonja Kelly,
Unë jam Zëvendës Presidenti i ABC Watches jam duke shkruar për të rekomanduar shërbimet e marketingut të Michaela Brown. Michaela krijoi dhe zbatoi shumë fushata të suksesshme për ne nga korriku 2012 deri në janar 2016.
Ekspertiza e saj e softuerit të dizajnit së bashku me frymën e saj bashkëpunuese dhe inovative e bëri atë ekspertin e duhur për projektet tona më të rëndësishme. Ajo me një dorë mori Twitter tonë nga 1.000 në mbi 52.000 në vetëm tre muaj duke përdorur strategji të mendimit përpara. Ajo ishte e orientuar në detaje, e organizuar dhe gjithmonë e hapur ndaj reagimeve konstruktive, duke e bërë marrëdhënien tonë të biznesit të lehtë dhe të këndshme.
Unë rekomandoj Michaela për çdo rol nëpërmjet të cilit ajo mund të kontribuojë në krijimtarinë dhe përkushtimin e saj të shquar. Nëse punësuar, unë jam i sigurt se ajo do të marrë përpjekjet tuaja të marketingut në lartësi të reja.
Nëse keni ndonjë pyetje tjetër, ju lutem mos ngurroni të më kontaktojnë.
Të fala,
Lisa Moore
Vice President, Watches ABC
Zyra: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Përgjigjuni çdo pyetjeje pasuese
Dërgimi i një letre rekomandimi është me rëndësi jetike për një kandidat potencial të punës ose për ofruesin e shërbimit dhe duke ndjekur këtë format, ju do të jepni informacion të dobishëm për klientin ose punëdhënësin e ardhshëm. Ju mund të merrni një përgjigje të thjeshtë "faleminderit", ose mund të bëjnë pyetje më të hollësishme rreth aplikantit. Në çdo rast, sigurohuni që të përgjigjeni menjëherë.