Roli i sekretarëve ligjorë , i njohur edhe si asistentë administrativë dhe asistentë ligjorë, ka evoluar në dy dekadat e fundit. Teksa teknologjia vazhdon të transformojë zyrën e avokatisë, sekretarët ligjorë kanë tejkaluar rolet tradicionale të shtypjes dhe telefonit duke iu përgjigjur atyre për të kryer aktivitete me vlerë të lartë të rezervuar për stafin profesional dhe menaxherial, si përzgjedhja e shitësve, menaxhimi i marrëdhënieve me klientët dhe hartimi i dokumenteve ligjore.
Megjithatë, pavarësisht nga mjedisi i praktikës së sekretarit ligjor, madhësia e firmës ose specialiteti ligjor, disa përgjegjësi thelbësore kanë mbetur të njëjta. Për të patur sukses në zyrën e jurisprudencës së sotme apo departamentin e të drejtës së korporatave, sekretarët ligjorë duhet të zotëronin 10 aftësitë më poshtë Për më shumë sukses si sekretar ligjor ose asistent ligjor , rishikoni këto tipare të një sekretari të suksesshëm ligjor .
01 Aftësitë e Teknologjisë
Shumë avokatë nuk kanë as kohë dhe as ekspertizë për të përdorur teknologjinë e zyrës së avokatisë. Ata mbështeten tek sekretarët e ligjshëm të teknologjisë për të kryer një sërë detyrave të bazuara në kompjuter, si: krijimi i fletëve të tabelave, përgatitja e prezantimeve, hyrja në kohë për qëllime të faturimit, krijimi dhe shtypja e dokumenteve, mbajtja e kalendarëve dhe përcaktimi i afateve.
Prandaj, sekretarët ligjorë që janë të aftë në një shumëllojshmëri të aplikacioneve softuerike kompjuterike do të kenë më shumë mundësi karriere . Disa nga teknologjitë më të zakonshme që sekretarët ligjorë duhet të zotëronin përfshijnë:
- Përpunim teksti
- spreadsheet
- prezantim
- Menaxhimi i Dokumenteve
- Koha dhe faturimi
- Kalendari & Docketing
- transkriptim
- Botime Desktop
- videokonferencat
02 Aftësitë ndërpersonale
Sekretarët ligjorë bashkëveprojnë çdo ditë me avokatët, paralegalët, stafin, klientët, avokatët kundërshtarë, personelin gjyqësor, shitësit dhe palët e treta.
Prandaj, shkathtësitë interpersonale dhe të komunikimit të nivelit të lartë janë thelbësore. Përveç kontaktit ballë për ballë, sekretarët komunikojnë përmes sistemeve të e-mail, telefonit dhe videokonferencës.
Shkathtësitë e shkrimit
Mendoni se avokatët kryejnë të gjitha shkrimet? Mendohu perseri. Sekretarët ligjorë shpesh janë përgjegjës për hartimin e korrespondencës rutinë dhe shkresave, si dhe bërja me korrektimin e dokumenteve ligjore siç janë parashtrimet, informatat, zbulimet dhe dokumentet transakcionale.
Shkrimi është pjesë përbërëse e punës së sekretarit ligjor; ata që zhvillojnë shkathtësi të forta shkrimi do të bëhen të domosdoshme për avokatët që ndihmojnë.
04 Aftësitë Organizative
Avokatët janë të çorganizuar. Meqenëse sekretarët ligjorë janë "njeriu i djathtë" i avokatit, aftësitë organizative janë thelbësore për të menaxhuar në mënyrë efikase një praktikë ligjore ose departament juridik të korporatës .
Sekretarët ligjorë duhet të mbajnë dokumente letrash dhe elektronike, të menaxhojnë projekte, të ndjekin afatet e shumta, të mbajnë kalendarë, të planifikojnë takime, të organizojnë ngjarjet dhe të mbajnë çdo gjë të rregullt dhe të aksesueshëm.
05 Aftësitë e Transkriptimit
Shkathtësitë e transkriptimit janë themelore për praktikën e sekretarisë. Përveç një shpejtësie të shpejtë të shkrimit (kërkesat e punëdhënësit ndryshojnë nga 50 në 100 fjalë në minutë), nevojiten aftësi dëgjimi të mprehtë për të kuptuar skedarët e diktimit të zërit.
Janë të domosdoshëm gramatika, drejtshkrimi, fjalorin dhe aftësitë gjuhësore, si dhe një kuptim i terminologjisë ligjore. Përveç kësaj, sekretarët duhet të jenë të aftë në aplikimet për përpunimin e tekstit dhe pajisjet e transkriptimit.
06 Vëmendje për detaje
Kujdes ndaj detajeve është kritik në profesionin ligjor. Për shembull, duke shtypur $ 600,000 në një ofertë të zgjidhjes në vend të $ 60,000 mund të kushtojë firma juaj një klient. Sekretarët ligjorë merren me hollësitë e praktikave të përditshme të ligjit dhe vëmendja në detaje është e rëndësishme në pothuajse çdo detyrë sekretarie nga hartimi dhe bërja e dokumenteve të lekturimit deri në caktimin e takimeve dhe afatit kalendarik.
07 Njohja me Dokumentet Ligjore dhe Terminologjinë
Cili është ndryshimi midis një sekretari dhe një sekretari ligjor ? Sekretarët ligjorë janë të njohur me të gjitha gjërat ligjore. Termat si thirrje, pro se dhe voir të tmerrshme nuk i ngatërrojnë ato.
Ata kuptojnë nuancat e procedurës ligjore dhe dinë të krijojnë dhe formojnë lutjet, zbulimet dhe dokumentet transakcionale.
08 Punë në grup
Puna ekipore është vendimtare për rolin e sekretarëve ligjorë në ofrimin e shërbimeve ligjore. Në të gjitha mjediset e praktikës - nga departamenti ligjor i korporatave të drejtuesit të vetëm - sekretarët ligjorë duhet të bashkojnë me avokatët, paralegalët, sekretarët, nëpunësit e dosjeve , shitësit dhe të tjerët për të ofruar shërbime juridike në mënyrë efektive.
Sekretarët ligjorë më efikasë dinë të bashkohen me bashkëpunëtorët dhe të bashkëpunojnë me palë të treta për të kryer punën.
09 Aftësi të shumëfishta
Shumica e sekretarëve ligjorë punojnë për më shumë se një person në më shumë se një skedar. Njëkohësisht kryerja e detyrave të shumëfishta është natyra e dytë tek një sekretar ligjor kompetent.
Ata e dinë se si të mashtrojnë detyra të shumta dhe prioritetet konkurruese dhe si të menaxhojnë ngarkesat në rritje në zyrën e zyrës së sotme të zënë ku një person shpesh kryen punën e tre.
10 Aftësi kërkimore
Sekretarët ligjorë kryejnë hulumtime në Internet për një mori detyrash të tilla si gjetja e drejtimeve, mbledhja e informacionit të klientit, hulumtimi i konkursit dhe gjetja e dëshmitarëve ekspert.
Shumë sekretarë ligjorë, veçanërisht ato në zyrat e vogla të së drejtës, kryejnë gjithashtu detyra paralegale , duke përfshirë hulumtimin ligjor, kontrollin e citimeve dhe ndjekjen e praktikës gjyqësore. Mësoni platforma të hulumtimit ligjor si Westlaw ose Lexis / Nexis mund të ju japin një avantazh konkurrues.