Ruajtja e letrës do të kursejë paratë e biznesit tuaj në shtëpi dhe do të kurseni edhe disa pemë!
Kur është fjala për letër, mos e ricikloni - pakësoni dhe ripërdorni shumë - për të ruajtur në letër dhe kostot e printimit. Çdo herë që përdorni printerin nuk jeni vetëm duke shpenzuar para në letër, por edhe në tonerë dhe bojë. Kur kurseni letër, do të kurseni edhe në fishekë të printerit . Dhe do të krijoni një zyrë më eko-miqësore në shtëpi .
Mënyra më e thjeshtë për të kursyer letër është, natyrisht, për të shtypur më pak gjëra. Sidoqoftë, nevojitet disiplinë dhe rimendim për ta vënë këtë në praktikë. Provoni këto 12 këshilla dhe shpenzoni më pak në letër dhe tonerë.
01 Njohja e printerit tuaj.
Mësoni si të përdorni printerin tuaj në mënyrë më efektive për të kursyer letër. Para printimit, zgjidhni "parapamjen e printimit" për të parë nëse një rresht do të shkaktojë një faqe tjetër të tërë për t'u printuar.
Mos e goditni verbërisht OK kur hapet kutia e dialogut të printimit. Zvogëloni vargun e printimit vetëm në faqet që ju nevojiten. Ju gjithashtu mund të theksoni vetëm tekstin që ju nevojitet dhe zgjidhni "përzgjedhjen e printimit". Kjo është veçanërisht e dobishme kur printoni nga faqet e internetit sepse mund të eliminoni reklamat.
Nëse keni vështirësi në printim, pastroni rreshtin tuaj të printerit sapo të keni rregulluar problemin. Në këtë mënyrë printer juaj nuk do të pështyj nga gjashtë përpjekjet që keni bërë para se të kuptoni se keni qenë jashtë letrës!
02 Përdorni një tabletë ose lexues elektronik.
Nëse shtypni dokumente sepse është më e lehtë ose më e përshtatshme për t'i lexuar ato në lëvizje, konsideroni të investoni në një tabletë ose lexues elektronik. Ju mund t'i përdorni ato për të lexuar dokumente dhe PDF të Word dhe madje të bëni shënime në to në shumë raste.
03 Merrni shënime, pamje ekrani dhe faqet web të faqeshënuesve.
Kur shihni një faqe interneti, shënoni informacionin në vend që të shtypni një faqe të tërë vetëm për një numër telefoni ose adresë. Ju gjithashtu mund të kopjoni dhe ngjisni informacionin në një dokument Word ose programe të tjera organizimi. Ose, nëse është diçka që dëshironi të mbani për referencë në të ardhmen, thjesht shënjuani atë.
04 korrigjoj bocat me kujdes!
Sigurohuni që të kontrolloni punën tuaj para se të shtypni. Nëse gjeni një gabim, goditi anulimin shpejt, kështu që ju keni vetëm një faqe të gabuar. Nëse i tërë dokumenti shtypet para se të gjesh gabimin, vetëm riboto faqen me gabimin, nëse është e mundur.
05 Dërgoni fatura elektronike klientëve.
Kjo do të kursejë të holla edhe për postën. Mos shtypni një kopje të vështirë për regjistrimin tuaj. Regjistroni ato në mënyrë elektronike në kompjuterin tuaj (por sigurohuni që të mbështetni të dhënat tuaja!). Ndërkohë që jeni në të, kërkoni deklarata pa dokumente për faturat tuaja për ta bërë zyrën tuaj pa letër si të jetë e mundur.
06 Ndani dokumentet në internet me mjete falas të zyrës në internet.
Përdorni këto mjete falas të zyrës për të dërguar dhe pranuar dokumente nëpërmjet internetit. Këto mund të shkarkohen dhe të depozitohen në hard drive tuaj ose të lënë në internet kështu që ju dhe klientët tuaj ose bashkëpunëtorët mund të bëjnë ndryshime pa përdorur ndonjëherë një copë letre.
07 Printoni në të dy anët e letrës.
Kjo mund të nënkuptojë ngritjen e një pune të dyanshme të printimit (nganjëherë të quajtur "printim me dy anë"). Kjo gjithashtu mund të nënkuptojë vendosjen e një pune të re të printimit në anën e pasme të letrës së vjetër. Plotësoni tabaka letre me shtypje të gabuara të vjetra. Pas përfundimit të shtypjes, rrokullisni dokumentin në anën e gabuar dhe shënoni një vijë përmes saj, në mënyrë që në të ardhmen të mos humbni kohën duke lexuar anën e gabuar.
Ndërsa ju nuk doni ta përdorni këtë teknikë për diçka që do t'i dërgoni klientëve, ai punon mirë për dokumentet e brendshme.
Ripërdorni letrën e vjetër.
Sa herë që është e mundur, ripërdorni letrën. Jo vetëm që mund të printoni në anën e pasme, siç është shpjeguar më sipër, por mund ta përdorni për shumë qëllime të tjera:
- Pritini në gjysmë për të bërë letra skrap për listat. (Prerja e mban atë nga përzierja me dokumentet aktuale, por gjithashtu mund të shënoni një vijë përmes saj.)
- Gërshetoni atë sëbashku për të formuar fletore letre skrap.
- Jepni fëmijëve tuaj për të vizatuar ose shkruar letër për detyrat e shtëpisë së matematikës.
- Prish atë për të bërë materiale paketimi.
- Nëse përdorni pagesën elektronike të faturës, ruani zarfat e kthimit që vijnë në faturat tuaja dhe i përdorin ato për të dërguar para në drekë të fëmijëve ose për sende të vogla të organizuara.
09 Rregulloni kufijtë tuaj.
Përdorni kufijtë më të ngushtë, font më të vogël dhe ndarje të vijës më të afërt për të marrë më shumë në një faqe. Krahas këtyre linjave të njëjta, një tip për ruajtjen e fishekëve të bojës së printerit është që të përdorin cilësimin e cilësisë "draft" ose shkallëzimin e ngjyrës së errët kur printoni.
Përdorni më shumë e-mail; printoni atë më pak.
Shkrimi i email-it efektiv është një aftësi kyçe për një telecommuter, por një sistem i mirë arkivimi për postën elektronike është pothuajse aq i rëndësishëm. Nëse arkivohen dhe mbështeten në hard drive tuaj ose në internet, email-i do të kërkojë shumë rrallë printim. Vendosni dosjet në klientin tuaj të postës elektronike dhe regjistrojeni automatikisht mesazhin tuaj. Ju nuk do të shpëtoni vetëm letër; ju do të kurseni kohë gjithashtu.
11 Vendosni aparatin tuaj të faksit për të pushuar.
Dërgoni dhe merrni dokumente si PDF dhe jo me faks. Cilësia është më e mirë dhe është më e lehtë, veçanërisht nëse nuk keni një linjë të dytë për faksin. Dhe nëse keni një rresht të dytë, mund ta heqësh atë faturë mujore.