Komunikimet me shkrim
Një letër udhëzimi (LOI) është një njoftim zyrtar i shkruar në formatin e mesazheve ushtarake, duke njoftuar palën pritëse për çështje specifike dhe duke detajuar mënyrën se si dërguesi do t'i dëshironte të adresohen. Në përgjithësi, letrat e mësimit përdoren në komunikimet e biznesit dhe në çështjet personale; ato mund të shkruhen për pothuajse çdo subjekt nga dikush.
Megjithatë, në Ushtrinë Amerikane ata përdoren ndoshta më së shpeshti në dy mënyra.
Si shembull, një metodë për një LOI është si drejtime për zgjidhjen e pasurisë së një personi në rast të vdekjes së atij personi. Kjo nuk është një vullnet, por mund të përdoret si më shumë një listë e detyrave për të bërë thirrje, dokumente për të marrë dhe aranzhimet përfundimtare për një funeral. Ajo gjithashtu mund të listojë aktivet dhe alokimet specifike.
Lloji i dytë i letrës së mësimit, si ai i treguar më poshtë, përdoret si mjet korrektues ose riparues në ushtri. Konsideroni LOI më të zakonshme si një seancë këshillimi formale nga një oficer superior ose personel i lartë i regjistruar në një anëtar të ri ushtarak i cili ka demonstruar performancë nën-par. Ky LOI tipike jo vetëm që do të shqyrtojë standardet që anëtari duhet të takojë, por ofrojnë një ilaç për të ndjekur performancën më të mirë në fushën e mungesës. Ndoshta një plan veprimi për t'u ndjekur mund të shtohet për të kërkuar plotësisht palën e synuar për të kuptuar pasojat e mos kryerjes në nivelin e kërkuar.
Një Letër Shembuj Udhëzimi
Në shembullin më poshtë, letra e mësimit është shkruar si një mënyrë për të ndihmuar marrësin të përmirësojë performancën e tij të punës, e cila është konsideruar "e pakënaqshme".
Letra vazhdon të rendisë një numër të dështimeve nga ana e marrësit dhe e këshillon atë që të bëhet më duart, duke shkruar: "Ju duhet personalisht të përcaktoni qëllimet e divizionit tuaj dhe personalisht të verifikoni se po përmbushen."
Pastaj liston hapat e nevojshëm për të përmirësuar performancën dhe mbyllet me fjalë inkurajimi, duke ofruar ndihmë të vazhdueshme dhe duke vënë në dukje: "Ne duam dhe kemi nevojë për suksesin tuaj".
Shembull i Letrës së Udhëzimit
Nga: Zyrtari Komandues, USS NEVERSAIL (CV 11)
Për: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Zyrtari i karburanteve të aviacionit, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: LETRA E UDHËZIMIT
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Kjo Letër Udhëzimi jepet për referencë për të diskutuar masat specifike të nevojshme për të përmirësuar performancën e pakënaqshme të Divizionit të Karburanteve të Aviacionit në Bordin NEVERSAIL.
2. Që nga marrja juaj e detyrave si oficer i karburanteve të aviacionit në Bordin NEVERSAIL, ju keni lejuar procedura të paautorizuara të ekzistojnë në Divizionin e Karburanteve të Aviacionit që rezultoi në dëmtimin strukturor të rezervës së magazinimit JP-5 8-39-02J gjatë rimbushjes në vazhdim më 18 korrik CY. Ju nuk arritët të njiheni me udhëzimet e përshtatshme të karburanteve të aviacionit dhe kështu nuk keni qenë në gjendje të verifikoni procedurat në divizionin tuaj. Ju gjithashtu nuk arriti të siguroni që të gjitha direktivat janë mbajtur të azhurnuara. Në përgjithësi, ju u mbështetët tërësisht në oficerin tuaj të avionëve të aviacionit tuaj për funksionimin e përditshëm të ndarjes suaj.
3. Për të funksionuar në mënyrë efektive si oficer i karburanteve të aviacionit, duhet të përfshiheni më shumë në aspektet e përditshme të ndarjes suaj.
Ju nuk mund të menaxhoni nga zyra juaj, duke pranuar këshillën e asistentëve tuaj pa zhvilluar një njohuri adekuate personale për procedurat specifike. Ju duhet personalisht të përcaktoni qëllimet e divizionit tuaj dhe personalisht të verifikoni se janë duke u përmbushur.
a. Ju duhet të rishikoni çdo direktivë të karburanteve të aviacionit të zbatueshëm për USS NEVERSAIL. Ju do të siguroheni që jeni i njohur me procedurat e drejtuara. Si një çështje rutinë, ju do të verifikoni personalisht se ndarja juaj nuk devijon nga procedurat e drejtuara, përveç nëse autorizohet nga autoriteti më i lartë.
b. Ju do të paraqisni kërkesat e kuotave për veten tuaj dhe CWO2 JS Ragmann për të marrë pjesë në një kurs oficer të karburanteve të aviacionit pas përfundimit të këtij vendosja.
4. Kjo letër është hartuar për t'ju ndihmuar në korrigjimin e mangësive në punën tuaj si oficer i ndarjes. I gjithë zinxhiri i komandës është në dispozicion për t'ju ndihmuar në çfarëdo mënyre të mundshme.
Ne duam dhe kemi nevojë për suksesin tuaj.
DR PIPER
Ky shembull Letër udhëzimi siguron oficerin e ri me reagime të drejtpërdrejta pa zona gri në ton ose në kuptim. Ky është gjithashtu një version me shkrim i sesionit të këshillimit të dokumentuar që ofron ndihmë të menjëhershme nga anëtarë të tjerë të lartë dhe më me përvojë në komandë. Ky është një mjet i përsosur për të krijuar një zyrtar më të mirë të ri në komandë dhe për të parandaluar humbjen e mundshme të aftësisë së misionit në të ardhmen.